Por Em Em 1 novembro, 2016

Tudo sobre comunicação interna e como ela pode salvar sua empresa

Investir no relacionamento com o público externo, por meio de propagandas, ações sociais e outras ferramentas é extremamente importante para que uma empresa ganhe visibilidade, confiança e a admiração de clientes, fornecedores e da sociedade. Porém, se esse tipo de ação for realizada sem se pensar também em estabelecer uma boa comunicação interna, ela pode ser um tiro no pé. Aquilo que sua empresa apresenta para o mundo deve estar alinhado ao que ela faz dentro de casa, uma vez que os colaboradores são representantes (ainda que não oficiais) do negócio e poderão contribuir para enaltecê-lo ou para minar sua credibilidade. A comunicação empresarial sempre deve ser trabalhada em todas as suas variações.

Uma boa comunicação interna garante que os colaboradores estejam totalmente alinhados ao discurso oficial da empresa e isso, tanto nos bons, quanto nos maus momentos, é um diferencial que ajudará a fortalecer o seu negócio e a desfazer mal entendidos ou boatos.  

Imagine por exemplo, que sua empresa começa a trabalhar uma campanha de apoio ao desenvolvimento sustentável externamente e esse discurso não é aplicado internamente ou não chega da maneira correta aos colaboradores. O risco que você corre de um deles dizer que a campanha é apenas fachada ou que desconhece as ações da empresa nesse sentido é enorme e pode colocar não só esse projeto em risco, como também toda a credibilidade do seu negócio e da sua comunicação.

E nos momentos de crise, essa eficiência quanto à comunicação interna se torna ainda mais necessária, afinal, nessas situações é que você mais precisa ter seus colaboradores do seu lado. E aqui vale destacar que não estamos falando de manipulação ou doutrinação para que as pessoas sempre falem bem do seu negócio, mas sim de um repasse transparente de informações que permitam que os funcionários estejam sempre cientes da situação que a empresa está vivendo e possam se posicionar a partir de fatos e certezas e não de boatos.

A comunicação interna também é essencial para o bom andamento dos projetos dentro das empresas, e para outras questões como aumento de produtividade, uma vez que, conectando as pessoas, o repasse de informações é facilitado e evitam-se erros e mal entendidos entre as diferentes áreas. Isso também é extremamente importante para qualquer negócio e, principalmente para aqueles que vivem um momento de crise.

Para compreender mais a importância da comunicação, como realizá-la e o que de fato significa esse conceito, é só continuar a leitura. Fique a vontade para navegar pelo texto e ler os tópicos da forma que achar melhor.

1. O que é comunicação interna?

2. Importância e benefícios da comunicação interna

3. Como ela pode salvar sua empresa em momentos de crise

4. Ações que facilitam a comunicação interna

5. Canais de comunicação nas organizações

6.Por que trabalhar com vídeos?

. Conclusão

 E para que você se aprofunde mais no assunto e saiba como pode alinhar sua comunicação interna, recomendamos que você acesse o material abaixo!

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1. O que é comunicação interna?

A comunicação interna pode ser entendida como um conjunto de ações que visam facilitar a  transmissão de mensagens estratégicas e que acontece dentro de uma organização, seja de forma vertical, dos setores de liderança para os inferiores e vice-versa, ou de forma horizontal, entre os colaboradores que atuam em um mesmo nível.

A comunicação interna é essencial para garantir que os colaboradores estejam alinhados não só ao discurso oficial da corporação, mas também aos objetivos que ela pretende atingir, como os de crescimento, desenvolvimento de projetos e outros. Uma boa comunicação garante que as pessoas estejam cientes da realidade do negócio, em todos os sentidos, e permite que eles sejam cobrados em relação às expectativas da empresa e seu desempenho.

Também é por meio dessas ações que há transmissão de conhecimento dentro da empresa e você pode garantir mais eficiência para seu negócio.

Nas palavras da especialista em comunicação organizacional Margarida Kunsch, “Por comunicação interna se entende um sistema de informação paralela, e não substitutivo do fluxo comunicativo funcional, que circula por uma organização e é necessário para seu desenvolvimento.”

2. A importância e os benefícios de investir na comunicação interna

Investir em comunicação interna é extremamente importante para qualquer corporação e estratégias bem planejadas podem trazer benefícios em diversos níveis, como já citamos aqui. Em uma pesquisa recente da ABERJE (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial) sobre comunicação corporativa, 63% das empresas disseram que a comunicação interna é um dos processos mais importantes de comunicação em um ambiente organizacional e que esse é o setor que deve receber mais investimentos nos próximos anos.  

Em primeiro lugar, manter uma boa comunicação é essencial para que os colaboradores estejam alinhados ao discurso e posicionamentos oficiais da empresa. Ter pessoas que conhecem os valores pelos quais seu negócio preza e que estão cientes de todas as ações que ela toma diante do público externo, é importante para garantir que não haverá incoerências ou mal entendidos quanto a isso.

E mais do que apenas alinhar pessoas ao discurso da corporação, uma boa comunicação interna vai garantir que seus colaboradores também estejam cientes dos objetivos da empresa em longo e curto prazo e fazer com que eles trabalhem em função deles, podendo ser cobrados por isso. Esse tipo de estratégia afeta diretamente no crescimento da sua empresa e no nível de produtividade dos colaboradores, uma vez que faz com que eles trabalhem de forma mais focada e voltada sempre para o alcance das metas e desafios propostos.

Falando em produtividade, a comunicação interna também é essencial para que os colaboradores estejam sempre alinhados entre si e para que trabalhem juntos para alcançar aquilo que foi proposto. E trabalhando dessa forma, você também consegue evitar que sejam cometidos erros ou atrasos nos projetos pela falta de integração entre as equipes e deixa sua produção muito mais eficiente e qualificada.

E investir em educação corporativa também é capaz de aumentar a produtividade dos colaboradores. Aqui nesse artigo você pode descobrir como criar treinamentos de forma simples. 

Investir na comunicação dentro da sua empresa é algo que o seu setor de RH também provavelmente vai apoiar. Afinal, com isso tudo que já citamos, como transparência no repasse de informações e conhecimento, aumento da integração entre as equipes, alinhamento quanto às metas e aumento de produtividade, a tendência é que a motivação dos colaboradores também ganhe força e que eles fiquem mais engajados com a empresa. Isso melhora o clima empresarial, evita conflitos e também diminui as taxas de rotatividade na organização, o que representa um grande benefício.  

3. Como a comunicação interna pode salvar sua empresa em momentos de crise

Toda empresa passa por momentos difíceis e saber lidar com as crises é tão importante quanto comemorar os sucessos. Em momentos de crise, é importante que os colaboradores estejam unidos em torno de um único objetivo: ajudar sua empresa. Porém, é ai que entra uma questão chave: Como fazer com que seu time vista a camisa da organização e a ajude a contornar as más situações?

A resposta pode parecer complexa, mas há várias formas de se conseguir isso e umas das mais efetivas e fáceis de trabalhar é a comunicação interna. Além do que já citamos, em um momento de crise, uma boa comunicação:

Evita rumores e fofocas

Quando você mantém todas as informações referentes a sua empresa presas nos setores mais altos e não informa seus funcionários do que realmente está acontecendo, de forma verdadeira, você acaba abrindo espaço para que se criem especulações, teorias, fofocas e rumores falsos dentro da sua própria organização – e isso é o que você menos precisa em um momento de crise.

Abrindo um canal de comunicação efetivo com seus funcionários e informe a eles a realidade da situação da empresa, eles não terão mais que ficar conspirando sobre o que se passa com a organização e ainda poderão ajudar a pensar em formas de contornar as situações complicadas.

Aumenta o sentimento de pertencimento do funcionário

Um funcionário que não tem identificação nenhuma com o local que trabalha, ou que não possui orgulho de fazer parte da realidade da empresa, será o último a levantar a voz para defendê-la em um momento de crise e isso representa um problema muito grande. Se nem seus colaboradores, que trabalham na sua organização, defendem a empresa, imagine o resto?

Mantendo uma comunicação constante e verdadeira com seus funcionários, você faz com que eles se sintam mais importantes e reconhecidos como peças chave dentro da organização e evita que eles espalhem informações estratégicas, ou aumentem boatos e reclamações contra ela. Com a abordagem e os incentivos certos, logo eles estarão mais dispostos a defender sua empresa e, em um momento de crise, isso pode ser um grande diferencial perante o público externo e até sua concorrência.

Abre espaço para dúvidas e sugestões

Uma das consequências do efeito que acabamos de citar, é que o funcionário, se sentindo mais pertencente a empresa, passa também a ter mais liberdade para tirar suas dúvidas e propor melhorias na organização como um todo. Em um momento de crise, toda sugestão é válida e pode ser o diferencial entre estagnar e cair, ou se levantar rumo ao sucesso. Além do mais, isso também funciona para esclarecer todas as dúvidas que os colaboradores possam ter, evitando boatos e especulações, e ainda faz com que a empresa possa crescer e melhorar se baseando nas sugestões e críticas de todos.

As vezes, ter uma visão diferenciada, de quem vive o dia a dia da organização, pode ser tudo que você precisa para sair de uma situação difícil ou resolver um problema estratégico.

Engaja os colaboradores

Quando você investe em comunicação interna e abre espaço para que seus colaboradores se aproximem da realidade da empresa, você também permite que eles se engajem mais com a realidade do negócio e participem ativamente dele. É importante identificar as pessoas que tem esse tipo de comportamento mais evidente e fazer com que elas ajudem ainda mais seu negócio. Ter esse conhecimento é muito importante na hora de escolher porta vozes para sua organização ou para divulgar informações estratégicas do seu negócio, o que pode ser um diferencial incrível em momentos de crise.

Funcionários engajados são ótimos influenciadores para outros colaboradores, clientes e fornecedores, e podem ajudar a espalhar a cultura da sua empresa, evidenciando os pontos fortes da organização e impedindo que boatos circulem e destruam sua reputação.

Melhora a imagem da sua empresa

Quando você abre canais de comunicação em sua empresa, isso é afeta não só seu público interno, mas também o externo.

Mostrar que você se preocupa com seus funcionários e com a opinião e instrução deles, é um grande diferencial frente a concorrência e é visto com bons olhos pela comunidade em geral. Afinal, quem não gostaria de trabalhar, ou quem não admira, um local em que os colaboradores são valorizados, conhecem a realidade da empresa e são ouvidos, independentemente de seu cargo ou posição?

Uma empresa que se importa com a opinião, capacitação e informação de todos os funcionários, com certeza se destaca perante a comunidade e a concorrência, e, ser reconhecida por isso em um momento de crise, pode ser uma grande vantagem.

E em tempos de crise, investir nos vídeos também pode salvar sua comunicação. Duvida? Então dê uma olhada em nosso e-book. 

4. Ações que facilitam a comunicação interna

Muitas empresas ainda não investem em comunicação interna da forma que deveriam por pensarem que ela exige muitos esforços, investimentos e é algo complexo. Porém, isso não é verdade. Aplicando algumas ações bem simples em sua empresa, você já consegue facilitar a comunicação e aumentar a efetividade de todas as suas ações. Confira algumas:

Desburocratização de processos

Manter sua empresa cheia de processos burocráticos é algo que vai distanciar os colaboradores uns dos outros e fazer com que eles não se sintam inclinados a se engajar com o cotidiano da empresa. Imagine só como você se sentiria se, para dar uma sugestão ou enviar uma crítica a determinado setor, você precisasse preencher formulários, conversar com pessoas diferentes e enviar vários emails. Você não perderia boa parte da motivação inicial?

Portanto, simplifique processos e torne as coisas mais rápidas e acessíveis para todos. E aqui não estamos falando apenas das barreiras intelectuais, mas também das físicas. Não tranque seus times atrás de muitas portas e pessoas e não dificulte a interação na empresa como um todo. Assim, você facilita a circulação de informações e conhecimento e a comunicação interna se torna muito mais simples e fluida.

Falar de igual para igual

Em sua empresa, preze por uma comunicação acessível e que possa ser compreendida por todos os colaboradores em diferentes níveis. Não deixe que as mensagens sejam marcadas por fatores como hierarquia ou diferenças de instrução, pois isso pode comprometer a efetividade da sua comunicação.

Utilize sempre uma linguagem simples, que possa ser entendida por todos os colaboradores e que transmita sua mensagem de forma rápida, sem necessidade de segundas explicações. Isso vai garantir mais dinamicidade à sua comunicação e evitar que os colaboradores cometam erros ou se atrasem nas tarefas por causa de mal entendidos e coisas mal explicadas.

Não guardar as coisas

Essa dica é bastante relacionada à anterior. Se seus colaboradores, superiores, ou até mesmo os clientes, disseram algo que você não compreendeu, não guarde sua dúvida e deixe que ela se torne um problema maior depois, pergunte e peça para que a mensagem seja transmitida novamente, até que seja feita de forma que você compreenda. Afinal, muitas vezes, por não compreender direito o que está sendo solicitado, as pessoas acabam cometendo erros que prejudicam o andamento das suas tarefas e comprometem o sucesso da empresa.

E se alguém não estiver entendendo o que você quer dizer, não repita a mensagem novamente da mesma forma. Tente adaptar a linguagem, dar exemplos ou explicar de forma mais clara e certifique-se que a pessoa te compreendeu.  

Não ceder à impulsos

Não se comunique internamente movido por impulsos e sentimentos passageiros. Lembre-se que a comunicação interna é algo estratégico e deve ser realizada como tal. Pense na mensagem que você quer transmitir, certifique-se que ela está clara e seguindo as diretrizes da empresa, pense se essa é realmente a melhor forma de transmití-la, se ela é realmente necessária, e só depois envie!

Isso vai evitar que você crie atritos com outras pessoas, que sua mensagem seja compreendida de forma errada e garante que ela realmente será estratégica para a empresa. Se comunicar de “cabeça quente” ou movido por impulsos nunca é uma boa ideia.

Apostar em diferentes canais

Uma outra forma de facilitar sua comunicação e garantir a efetividade das suas mensagens, é não mantê-las restritas a um único canal. Se sua empresa trabalha, por exemplo, com vídeos, email e mural de notícias, utilize esses três canais de forma bem planejada. Defina qual mensagem é mais adequada para cada um deles e, sempre que possível, divulgue-a em todos eles.

Apenas lembre-se que cada canal pede uma comunicação diferente em termos de linguagem e abordagem e então você precisa adaptar suas mensagens para cada local em que ela for divulgada.   

Você já pensou, por exemplo, em criar uma TV Corporativa? Ela pode ser uma excelente forma de se comunicar com o público interno. Clique aqui e saiba mais!

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Usar a linguagem corporal

A linguagem corporal é extremamente importante para ajudar a fortalecer suas mensagens e garantir que elas sejam mais facilmente compreendidas pelas pessoas. Portanto, investir nela enquanto se comunica é essencial para garantir mais efetividade para sua estratégia. Mantenha sempre uma boa postura, fale com confiança, olhe as pessoas nos olhos e gesticule de forma a facilitar o entendimento daquilo que você está falando.

A linguagem corporal pode ser o diferencial de uma estratégia de comunicação interna de sucesso e infelizmente é perdida quando a empresa investe em determinados canais como mural, newsletter e jornal interno, por exemplo. Nesse sentido, investir em um canal de vídeos dentro da corporação é uma ótima estratégia, na medida em que esse formato mantém o fator humano e próximo da comunicação, sem a necessidade de constantes encontros presenciais.  

5. Canais de comunicação nas organizações

E falando sobre canais de comunicação, é hora de conhecer alguns dos mais utilizados nas empresas e entender as vantagens de cada um deles.

Mural de avisos

Uma das formas mais tradicionais que as empresas utilizam para se comunicar com o público interno são os murais de avisos e notícias. Esses murais normalmente são atualizados com panfletos e cartazes fixados periodicamente. Apesar serem relativamente baratos, os murais têm perdido espaço para outros canais na medida em que não são muito atrativos e exigem um grande esforço de atualização. Mas se ainda assim você quiser investir em um mural, a dica é colocá-los em locais de grande circulação, como um refeitório ou espaço comum e designar um colaborador em cada área para ficar responsável por sua atualização periódica.

E-mail

E-mails também são bastante utilizados nas empresas para comunicação interna. Através de grupos, que podem englobar toda a empresa ou apenas setores específicos, as mensagens enviadas são acessadas pelos colaboradores e serão efetivas se transmitidas da maneira certa. Vale lembrar apenas que os e-mails já são bastante comuns nas empresas e que utilizando esse canal, você corre o risco de ter suas mensagens ignoradas, principalmente se seus colaboradores tem dificuldade de se engajar com os conteúdos da organização. Se for investir nos e-mails como forma de comunicação, lembre-se de caprichar nos títulos para garantir sua abertura e de elaborar o conteúdo de cada um deles de forma atrativa e clara, para sua mensagem ser compreendida da melhor forma.

TV Corporativa

Uma TV corporativa é uma ótima forma de deixar sua comunicação mais dinâmica e efetiva. Através de notícias e informações exibidas em aparelhos posicionados estrategicamente na empresa, os colaboradores podem ficar a par de tudo que acontece na empresa e até receberem treinamentos e capacitações a distância. Se escolher esse canal, o ideal é que cada setor tenha um espaço para postar suas novidades e que o formato de vídeo seja utilizado sempre que possível.  

Aqui neste artigo você também pode aprender passo a passo como montar sua própria TV Corporativa Interna. Vale conferir!

Canal de vídeos interno

Hoje, o conceito de TV Corporativa se expandiu para além dos próprios aparelhos de TV e é possível que se tenha algo bastante parecido com isso, porém utilizando os computadores, smartphones e tablets dos colaboradores. Através de um canal de vídeos interno, você tem praticamente as mesmas funções que poderia conseguir com a TV corporativa, porém de forma muito mais simples e acessível. Cada setor teria seu espaço para divulgar notícias e novidades e todos poderiam acompanhar por seus próprios aparelhos. Um canal de vídeos interno ainda pode servir como meio para que a empresa ofereça treinamentos e capacitação de forma mais simples. Vale lembrar que nesse caso é importante garantir a segurança dos materiais postados nesse canal, pois eles podem conter informações sigilosas e estratégicas da empresa.   

Intranet

A intranet também é bastante utilizada quando se trata de comunicação interna. Através dessas redes privadas, as pessoas podem compartilhar arquivos e informações confidenciais e se manterem conectadas a toda a empresa. A intranet, porém, ainda é um pouco limitada em termos de comunicação e assim como os e-mails, pode perder sua efetividade em determinados contextos.

Jornal interno

O jornal ou revista internos são mais um canal através do qual é possível realizar a comunicação interna. Eles podem ser organizados de forma a destacar as notícias mais importantes e também ter um espaço para cada setor. Porém, como esse é um dos materiais mais difíceis e caros de ser produzido, por questões como edição é impressão, ele tem perdido espaço dentro das empresas, que querem, cada vez mais, economizar tempo e dinheiro.

6. Por que trabalhar com vídeos?

Agora que você já conhece alguns canais populares de comunicação e as vantagens e limitações deles, deve estar se perguntando qual é melhor para seu negócio e qual realmente é mais efetivo. Bom, esse é um questionamento com várias respostas, uma vez que é a realidade do seu negócio que vai definir qual meio é mais adequado. Porém, uma tendência cada vez mais forte dentro das corporações, que tem se mostrado cada vez mais eficiente, é o uso de vídeos na comunicação interna.

De acordo com uma pesquisa realizada pela ABERJE – a Associação Brasileira de Comunicação Empresarial – em apenas cinco anos o uso de canais mais tradicionais como murais, banners, cartazes e panfletos, para comunicação interna caiu em 26%. A tendência é que cada vez mais se utilize da tecnologia para facilitar esse fluxo de informações e conteúdo.

Isso se deve, em grande parte, ao poder dessa ferramenta, que vai além das imagens e da escrita. Através dos vídeos, é possível deixar sua comunicação mais próxima e humana, sem a necessidade de tantos encontros presenciais. Além do mais, vídeos deixam sua mensagem mais compreensível e rápida de ser assimilada, evitando assim problemas em relação aos projetos, mal entendidos sobre as diretrizes da empresa e garantindo que as pessoas possam estar sempre atualizadas sobre a realidade da corporação.

Por meio dos vídeos em um canal interno e contando com uma plataforma profissional, você ainda consegue entender também como está sendo o consumo desses vídeos, o engajamento dos colaboradores e assim deixar sua estratégia cada vez mais eficaz.

Vídeos são rápidos, dinâmicos, podem ser assistidos a qualquer momento e em qualquer dispositivo de forma mais confortável e flexível e com certeza investir nesse tipo de material é uma das melhores estratégias quando se trata de tornar a comunicação interna efetiva.


E então? Entendeu tudo sobre comunicação interna e os benefícios que ela trás para uma empresa? Com pequenas mudanças e investimentos é possível melhorar muito a forma com que os colaboradores se relacionam com a empresa e fortalecer pontos como credibidade, confiança e qualidade dos produtos e serviços oferecidos.

E você já investe em comunicação interna em sua empresa? Se não, está na hora de começar. Utilizar vídeos pode ser a melhor forma de engajar seus colaboradores e distribuir seu conteúdo de forma efetiva.

Lembre-se que uma boa plataforma de vídeos será essencial para manter seu conteúdo seguro e garantir que ele será distribuído da melhor forma entre os colaboradores!

Se você já tem um projeto de comunicação interna e quer começar a investir em vídeos, leia nossos materiais e fale com a Samba! Temos um time de pessoas prontas para te ajudar com sua demanda e instaurar uma cultura de comunicação interna eficiente em seu negócio utilizando vídeos.

E se antes você quiser entender tudo que os vídeos realmente podem fazer pela sua empresa, confira o material abaixo! 

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