Por Em , Em 19 outubro, 2016

8 análises do processo comercial para fazer na sua empresa

“Analise seu processo comercial e descubra se sua empresa tem uma estratégia de vendas realmente efetiva.”

processo comercial

Artigo produzido por Luis Lourenço, CEO do Plug CRM.

“Nas próximas linhas você vai conhecer a fórmula mágica e certeira, que funciona para todas as empresas do mundo, de como fazer um processo comercial perfeito, para você vender igual água”.

Ah! Como seria bom se isso realmente fosse verdade.

Trabalhar vendas, assim como marketing, não é uma fórmula exata, com resultado garantido. Na realidade, envolve vários fatores: seu mercado, seu time, os líderes, sua cultura, ferramentas e também investimentos.

Porém, apesar de não ter uma receita de bolo, que você reúne ingredientes e vê a massa crescer, conseguimos reunir as melhores práticas no mercado para ajudar a definir um processo comercial que realmente gere resultados. E, para saber o que podemos melhorar, para aproveitar suas ações de marketing e convertê-la em vendas, é preciso saber, primeiro, “o que está fazendo errado”. Então, neste texto, separamos os fatores mais importantes e as análises que podem ser feitas.

Por que ter um processo comercial certo?

Quanto mais leads você gera, maior será o volume de oportunidades na sua empresa. Se essas pessoas se interessarem pelo seu serviço ou produto, mas não caírem num processo de qualificação, negociação, captação de informações e fechamento, elas serão perdidas para um concorrente com um negócio semelhante ao seu, mas com uma prática mais rápida e eficiente.

É fundamental estabelecer uma boa prática comercial. Uma Pesquisa da Harvard Business Review, juntamente com Vantage Point e Sales Management Association, mostrou que empresas que possuem esses procedimentos, não só vendem mais ou faturam mais, como passam a lucrar mais. Por que? Pois o vendedor otimiza seu tempo, o gestor identifica gargalos e acompanha melhor a equipe, os negócios passam a gerar mais informações para o marketing e o cliente fica mais satisfeito com o relacionamento.

Mas pior que ter um processo errado é não ter um processo definido.

#1 Eu tenho um processo comercial?

“Eu acho” que está certo

Então, “eu acho” que está errado.

Alguns setores são orientados para dados concretos e informações quantitativas. O time de marketing digital, por exemplo, é movido por testes, números, taxas de conversão, etc.

Contudo, pela própria característica dos profissionais de vendas, os processos comerciais são muito voltados para o feelling e pelo “eu acho isso, eu acho aquilo”. Essa é uma grande falha na área comercial: ficar pautada no subjetivo, em vez de utilizar métricas de acompanhamento do que está acontecendo.

Através dos números gerados, sua empresa passa a ter um visão de futuro e pode fazer análise de desempenhos e acompanhamento de negócios e clientes. Além disso, identifica “gargalos” para, quem sabe, melhorar a eficiência e a força da sua equipe.

Sua gestão deve responder perguntas simples com poucos segundos. Perguntas do tipo “quantos negócios foram criados?”, “quantas propostas foram enviadas?”, “quantas demos/apresentações foram feitas?”, “quantos negócios qualificados?” e “qual o ticket médio?”, por exemplo, devem ser números fáceis de serem identificados.

Assim como o marketing possui ferramentas de controle e análise, o time de vendas deve usar um sistema de CRM para gerenciar e controlar os negócios. Tentar controlar esse volume de dados numa planilha, pode parecer mais simples, porém, é recheado de armadilhas. Além disso, existem diversas ferramentas acessíveis e simples de implementar (se você não sabe o que é CRM, este conteúdo explica bem detalhadamente).

#2 Você está coletando números do seu processo de vendas?

A reinvenção da roda e o funil de vendas

Os processos de vendas são implementados de acordo com o crescimento da demanda gerada pelo marketing. Quanto mais as empresas passam a investir em marketing para criar oportunidades, mais as práticas precisam ser refinadas.

As metodologias de vendas vêm sendo criadas, validadas e testadas, então, há muito tempo – desde o momento que uma equipe de vendas passou a trabalhar com um volume maior de negócios. E, algumas vezes, as empresas tendem a deixar complexo o que, muitas vezes, é simples.

Existe uma sigla que é muito pertinente na hora de implementar os processos: KISS (Keep It Simple Stupid). Processos complexos, sem metodologia adequada, geram desgaste na equipe, burocracia numa área de atividades rápidas, dificultam a escalabilidade do negócio e podem gerar métricas erradas.

É preciso pensar o Funil de vendas de forma prática e fácil. Com isso, temos algumas dicas de como construir seu funil de vendas:

  • Gerencie as oportunidades entre 4 e 7 etapas do funil de vendas. Menos estágios, podem gerar falta de controle. Mais estágios, mais complexidade e, também, falta de controle.
  • Deixe seu pipeline claro e óbvio, sem margem para dúvidas do tipo “qual a diferença entre o estágio 1 e 2?”.
  • Mensure o tempo dos negócios no funil de vendas para identificar seu ciclo de vendas e, com isso, ter previsão de fechamento

#3 Como está construído meu funil de vendas?

Saia do processo de vendas

Desenhe um “processo de compra”. Em vez de definir etapas que “empurram” o serviço ou produto para o cliente, desenvolva um processo em que o cliente “navegue” naturalmente pelo negócio.

O funil de vendas deve ter gatilhos de passagem entre uma etapa e outra. Todos do seu time devem ter compreensão de como uma venda é feita e quando uma oportunidade sai de um estágio e vai para outro. Esses gatilhos devem ser “ativados” de acordo com as respostas que seu cliente dá para os inputs que você gera.

Um prospect que chega até o final do funil de vendas sem percorrê-lo naturalmente, pode gerar métricas ilusórias e, até mesmo, resultar numa “venda errada” – que, muitas vezes, gera mais dores que uma “não venda”.

Para ter um processo de vendas centrado no cliente é preciso, antes de tudo, conhecer essa pessoa/empresa, fazer as perguntas certas e essenciais para identificar se é uma boa oportunidade ou não. Se o prospect tiver o “perfil ideal”, responder aos gatilhos de forma que consiga avançar no funil de vendas e estiver qualificado para compra, certamente você terá uma boa taxa de conversão.

#4 Tenho gatilhos de passagem?

Especialistas em tudo

Um dos modelos de venda que mais está fazendo sucesso no mercado é o “Predictable Revenue” (que, através das métricas coletadas em todo processo de vendas, possibilitam prever os resultados em vendas). O autor, Aaron Ross, deixa claro que, para conseguir um processo de vendas otimizado e que realmente funcione, o time de vendas deve ser segmentado e especializado. Ele fez inúmeras pesquisas provando que cada tipo de vendedor deve atuar num “pedaço” do ciclo de vendas.

E, no final das contas, faz todo sentido: você terá números por cada etapa, profissionais dedicados, especialistas em determinadas ações, com gatilho apurado para fazer o cliente avançar no funil de vendas, de forma que a chance dele se tornar mais qualificado para compra, é muito maior.

Você pode ter um profissional focado em prospecção, outro, focado em qualificação (veja aqui como se tornar um profissional de qualificação), um para negociar até o fechamento e um profissional para gerar crosselling ou upgrades. A produtividade passa a ser maior, afinal, um vendedor não prospecta e quem prospecta não negocia.

Analise seu processo e veja se não é relevante estruturar seu time com especialistas.

#5 para analisar: meus vendedores são “faz tudo”?

Follow up estruturado

No mercado atual, é inaceitável perder um cliente de vista. Segundo Harvard, as empresas perdem em 5 anos, 50% dos seus contatos – simplesmente porque essas pessoas não entram no processo comercial. Nesse acompanhamento dos clientes, alguns fatores são importantes:

  • NÃO existe negócio em aberto sem próxima tarefa.
  • Separe suas tarefas por tipos: o que é ligação, o que é e-mail, o que é reunião, etc. Por que? Fica mais fácil de organizar sua rotina. Exemplo: você chega ao escritório e foca nos e-mails, depois nas ligações, identifica as reuniões em segundos, etc.
  • Evite agendas e calendários no momento de registrar tarefas. Voltar “páginas” e/ou semanas prejudicam seu acompanhamento de clientes. Prefira um software de CRM Online.

Na estruturação desse follow up é muito importante que exista um alinhamento entre a comunicação do time de vendas com os clientes, com o posicionamento da empresa no mercado. Todos devem falar a mesma língua: a empresa, o marketing e os vendedores.

Para facilitar essa gestão do relacionamento com o cliente, crie modelos de e-mail para otimizar o tempo, além de padronizar a comunicação.

#6 para analisar: Estamos esquecendo de alguém?

Metas e métricas

Voltando ao assunto “burocratização” da área de vendas, podemos observar com frequência empresas que colhem dados demais e informação de menos (isso irrita um pouco). Um exemplo: na hora de cadastrar um negócio, o vendedor precisa preencher 30 campos. Destes, alguns são apenas “encheção de linguiça” e outros, irrelevantes para o processo de vendas.

É importante que o gestor saiba que só deve ser coletado pelo time de vendas, informações que sejam realmente relevante para aumentar as vendas. Será que pegar o CNPJ vai te ajudar a vender mais? Será que coletar o Endereço vai te ajudar a vender mais? Será que está pedindo informações financeiras, sendo que o cliente ainda não foi faturado? É para se pensar. Talvez, dados demais geram informações de menos.

Os gestores devem ter informações relevantes para conseguir, então, gerenciar. A função dos gerentes é acompanhar o time de vendas, identificar oportunidades, gargalos, dar direcionamentos, etc. Por isso, é preciso ter métricas dos negócios.

Além disso, essas informações devem ser de fácil acesso. Reuniões do time comercial devem ser rápidas e objetivas: o que está bom, o que está ruim, o que pode melhorar, como está o desempenho perto das metas e os direcionamentos para o próximo período. Com os números corretos, as reuniões são práticas e rápidas, baseadas no desempenho e geram dados estratégicos para novas ações de vendas ou até mesmo de marketing.

Veja algumas métricas de vendas que podem ser acompanhadas:

  • Número de negócios no funil de venda
  • Negócios em cada etapa do funil
  • Número de negócios qualificados
  • Número de negócios criados
  • Número de negócios ganhos
  • Valor ganho
  • Número de negócios perdidos
  • Principais motivos de perda
  • Ticket médio
  • Produtos/serviços com maior share de vendas
  • Produtos/serviços com maior share de valor de vendas
  • Comparativos desses números com o período anterior

Porém, não só de métricas de vendas vive um processo comercial. Também é importante coletar algumas metas relacionadas ao marketing, para gerenciar de verdade:

  • Qual a melhor fonte de conversão em oportunidades?
  • Qual a melhor fonte de conversão em vendas?
  • Qual a melhor campanha de conversão em oportunidades?
  • Qual a melhor campanha de conversão em vendas?
  • Quantos negócios estão em andamento?

Se quiser mais exemplos de métricas, veja aqui.

Além disso, é preciso ter metas bem definidas e, assim como em projetos, as metas devem ser SMART: Specific, Measurable, Attempted, Realistic and Temporize. Quando gestores criam metas, elas devem seguir sempre essas 5 características. Acontece que, muitas vezes, metas são criadas sem embasamento e sem acompanhamento ou, em outros casos, são complexas.

Outra falha na criação de metas é criar vários objetivos. Os gestores devem ter, como meta, um objetivo para o vendedor, um objetivo para a equipe e um objetivo para a empresa. Se houver vários objetivos, o vendedor não tem foco e o gestor passa a ter muitos dados e poucas informações, como dissemos no início deste artigo.

Além disso, o gestor deve acompanhar, não apenas a % da meta atingida, mas também:

  • O desempenho esperado – “neste exato momento, você deveria ter atingido X% da meta”.
  • O desempenho projetado – “se você continuar com esse desempenho, seu resultado será X% da meta”

Imagine controlar esse volume de informações, de vários objetivos diferentes, de um vendedor, uma empresa ou equipe? Não há como fazer uma gestão eficaz.

#7 para analisar: Gerentes gerenciam?

Tempo do ciclo de vendas

Com base na velocidade que um prospect percorre o funil de vendas, você consegue definir o tempo médio do seu ciclo de vendas. Com base nisso, você tem duas opções:

  1. Deixar o ciclo de vendas mais rápido e otimizado
  2. Deixar o ciclo de vendas mais longo, mas muito mais qualificado

É importante monitorar esse tempo e colocar previsões de fechamento do negócio. Assim fica fácil prever os resultados e direcionar a equipe.

#8 Está acabando?

Conclusão

Um processo comercial devem ser bem definidos para ser lucrativos. Além disso, eles devem ser simples e fáceis de serem entendidos, além de captar informações relevantes dos negócios. Como dito nas pesquisas, empresas que possuem processos de vendas bem definidos, lucram mais. Para que tudo funcione perfeitamente é preciso alinhar marketing, vendas, informações dos clientes, software de CRM e as atividades de follow up.

Pode parecer complexo, mas os resultados certamente vão tornar sua vida mais fácil.

E você tem mais alguma dica para identificar se o processo comercial está adequado? Compartilhe com a gente.

video-mkt-cta-blog


plug

 

Artigo produzido por Luis Lourenço, CEO do Plug CRM.

O Plug é um software de CRM online para pequenas e médias empresas.

Contribua com este post nos comentários

Assine e receba todas as novidades sobre vídeos online em seu email.