Todo novo funcionário precisa de um período de adaptação na nova empresa, certo? Isso é super normal. O que a empresa deve evitar é que esse período de adaptação seja muito longo e que, de certa forma, isso prejudique os processos do setor e, consequentemente, a produtividade. É por isso que hoje em dia muitas empresas, especialmente as startups investem em um processo de onboarding de funcionários? Você sabe o que é isso significa?

Em resumo, onboarding de funcionários é um processo um pouco mais completo de ‘boas vindas’, no qual o novo funcionário é apresentado aos processos, ambiente e cultura da empresa. Hoje em dia, o onboarding é extremamente importante e é exatamente isso que vamos ver neste artigo.

Antes de começar, você pode ver alguns dados importantes da educação corporativa que vão te preparar ainda mais para um processo de onboarding efetivo. É só acessar este infográfico gratuito:

O que é onboarding de funcionários?

Primeiramente, é importante entender o que significa o termo onboarding. O verbo ‘boarding’, em inglês, significa embarcar, e onboarding tenta passar uma ideia semelhante. Quando um novo funcionário chega na empresa, ele precisa ‘embarcar’ nela, na sua cultura e nos seus processos de uma forma eficiente e que o integre facilmente à sua nova equipe e suas novas atribuições. Então, onboarding de funcionários é um processo – ou conjunto de ações – que visa exatamente fazer com que esse novo funcionário se adapte rapidamente.

O onboarding pode ter diversos formatos, sobretudo dependendo do segmento da empresa, mas, em geral, funciona por meio de treinamentos rápidos e palestras com líderes e coordenadores dentro da organização. Porém, uma característica interessante é o que o onboarding não foca apenas nas tarefas e atribuições do novo funcionário, mas também nas pessoas e na cultura da empresa. Assim, além de entender o seu papel dentro do novo cargo, o colaborador entende rapidamente o papel da empresa perante o mercado e outras características importantes.

Basicamente, em um onboarding a empresa apresenta para o funcionário suas atribuições, os colegas de trabalho, processos internos, o espaço físico e questões macro, como o que a empresa faz, como ela se organiza – setores e cargos -, e qual é a cultura empresarial que ela tem. Veja só alguns benefícios que um onboarding de funcionários bem feito traz para uma organização.

Importância e benefícios de um processo de onboarding de funcionários

Esse processo é essencial hoje em dia. Quanto mais rapidamente um novo funcionário se adapta, mais rápido ele irá alcançar o máximo do seu potencial, certo? Longos períodos de adaptação, além de cansativos, custam bastante à sua empresa, sobretudo em relação às tarefas que precisam ser feitas diariamente.

Quando um novo colaborador é contratado, a empresa pode ter a ideia de que colocá-lo imediatamente na sua estação de trabalho é a melhor forma de não perder a produtividade, mas, acredite, “perder” dois ou três dias com um processo de onboarding faz uma enorme diferença.

Inclusive, o Aberdeen Group, uma empresa de inteligência de marketing, realizou uma pesquisa com empresas consideradas referência em onboarding e os resultados foram impressionantes. Segundo essa mesma pesquisa, algumas das vantagens de se realizar esse processo são:

• 89% dos funcionários com menos de um ano de empresa se classificaram como altamente engajados.
• 87% dos funcionários atingiram as metas iniciais dentro do período de tempo
  planejado;
• 67% das pessoas receberam nota máxima no seu primeiro processo de
  avaliação de performance.

E claro, esses são apenas alguns pontos interessantes. As vantagens são muito amplas. Vamos ver um pouco sobre cada uma delas a seguir.

Produtividade

Em 2012, a Allied HR IQ realizou uma pesquisa acerca da intenção ou disponibilidade de funcionários se realocarem para novas posições, tanto dentro ou fora da empresa que trabalhavam. Dentro dessa pesquisa, a empresa, que é especialista em estudos sobre recursos humanos no mundo corporativo, afirmou que cada novo funcionário demorava cerca de 8 meses para atingir o total de seu potencial. Hoje em dia, com o mercado tão competitivo, esse tempo de adaptação é impensável, certo? Em 8 meses o cenário da empresa pode ser outro completamente diferente e elas, sobretudo as startups, não podem esperar esse tempo para que um funcionário esteja totalmente adaptado

O processo de onboarding já se mostrou extremamente eficiente para preparar um funcionário em uma nova função em uma nova companhia. Em média, o período para que ele atinja 100% da produtividade cai cerca de 2 meses em relação aos funcionários que não passaram pelo processo.

Então, o ideal é que o onboarding de funcionários novos já comece logo no primeiro contato dele com a empresa, para que ele já comece com o famoso “pé direito”. Quanto mais rápido uma pessoa se adaptar, mais rápido ele irá entender sua função e alcançar o máximo da sua capacidade.

Redução de turnover

Um outro importante benefício de um processo de onboarding de funcionários bem estruturado é a redução no turnover. Uma das causas mais frequentes de rotatividade de funcionários é a falta de engajamento e identificação com a empresa. Se o colaborador não se sente parte da organização, ele estará muito mais disposto a ir para outra do que aquele que está integrado.

Curiosamente, essa questão de cultura empresarial ainda é um ponto bastante inexplorado no mercado e, acredite, ele faz muita diferença.

Quando os colaboradores gostam da cultura do local, a chance deles saírem da empresa é muito menor e o momento do onboarding é perfeito para já mostrar para os novatos exatamente essa cultura e fortalecer o vínculo entre ele e a organização.

O processo de onboarding de funcionários é comprovadamente uma excelente ferramenta para reduzir a rotatividade, afinal, quanto antes essa sensação de pertencimento começa, melhor a relação do colaborador com a empresa. Então, investir em um onboarding eficiente não só melhora a produtividade, mas também diminui a rotatividade de funcionários. E claro, a redução da rotatividade afeta diversas outras áreas da empresa, sobretudo no quesito financeiro.

Economia

Já parou para pensar no qual é o custo de uma alta rotatividade de funcionários? E de um período de adaptação extenso? Esses dois pontos que, como já vimos, são bastante reduzidos por meio de um processo efetivo de onboarding de funcionários, e isso tudo resulta em mais economia e redução de custos nas empresas. É um plano que funciona a longo prazo, claro, mas os resultados são bastante expressivos.

Atração de talentos

Além de ajudar na retenção de funcionários, um bom processo de onboarding pode também influenciar na atração de talentos para sua empresa. Imagine só, em uma empresa na qual os funcionários estão engajados, produtivos e se sentem parte da organização, com certeza eles farão questão de indicar pessoas de confiança para ocupar eventuais vagas, não é mesmo? Então, quanto mais pessoas tiverem interesse em trabalhar na sua empresa, mais ela se tornará uma verdadeira referência no mercado.

Pessoas!

E não se esqueça, pense sempre nas pessoas! Elas são o que realmente importa dentro da sua empresa e garantir a boa qualidade de trabalho delas é essencial. O primeiro dia de trabalho é sempre uma experiência estressante, afinal, aquela sensação de ser novato em um lugar nem sempre é confortável para a maioria das pessoas. Assim que uma pessoa nova chega, começar o processo de onboarding incluindo os colegas de trabalho é uma excelente forma de começar a criar aquele vínculo tão importante.

Dicas para um processo de onboarding de funcionários efetivo

Comece na segunda-feira!

Essa talvez é a principal dica para se fazer um onboarding de funcionários campeão. Não espere para começar, faça isso imediatamente! Planeje o onboarding para que o colaborador novo já comece a passar pelo processo assim que chegar no primeiro dia de trabalho. Assim, ele já começa a entender todos os processos, suas funções, o ambiente do escritório e conhecer as pessoas desde o primeiro contato com a empresa. Isso irá garantir um primeiro dia bem mais produtivo.

Faça aos poucos

Cuidado com a quantidade de informação que você passa em um processo de onboarding. Algumas empresas possuem estruturas e posicionamento de mercado bastante complexos e há uma curva de aprendizado para novos colaboradores. Evite passar informações demais logo de cara, pois isso pode criar o efeito contrário. O ideal é dividir o processo de onboarding de novos funcionários ao longo da primeira semana de trabalho, gastando poucas horas do expediente em cada um dos dias. Assim, os novos colaboradores podem, ao mesmo tempo, aprender e se começarem a se adaptar à sua função na prática.

Já deixe tudo preparado

Esteja preparado para receber um novo colaborador! Muitas empresas perdem bastante tempo nos primeiros dias por questões que seriam facilmente resolvidas. Por exemplo, vários colaboradores ficam dias aguardando um computador, uma estação de trabalho própria ou até mesmo o e-mail corporativo.

Para evitar que isso atrapalhe os primeiros dias de um novo funcionário, é essencial garantir que estará tudo pronto para o momento que ele chegar.

Olha só alguns exemplos de coisas que você pode já providenciar e deixar resolvido:

• Computadores e estação de trabalho;
• Configuração de e-mail;
• Instalação de softwares necessários para desempenhar a função;
• Materiais de escritório variados: canetas, post-its e cadernos;
• Telefone e lista de ramais da empresa.
• Acesso às áreas: sua empresa possui catracas? É necessário uso de crachá? Deixe tudo preparado também.

Dica: Faça com que esse novo colaborador se sinta bem vindo imediatamente! Que tal pedir os colegas de setor para recebê-lo ou deixar bilhetes de boas vindas na sua mesa? Com certeza a primeira impressão será muito importante. 😉

Apresente a empresa como um todo

Uma outra questão importante é apresentar a empresa em sua totalidade para um novo colaborador. É extremamente importante que o novato conheça o setor em que irá atuar, quais são os cargos que o compõe e quais pessoas ocupam os cargos, certo? Mas é tão importante que ele conheça também os outros setores e o que eles fazem. Quanto mais rápido esse funcionário ter uma visão completa da empresa, mais rápido ele irá se adaptar.

Treinamento!

Agora é hora de realmente treinar esse novo colaborador. O treinamento corporativo é o que vai prepará-lo para exercer sua função corretamente, então, é um dos passos mais importantes de um onboarding de funcionários. Treinamentos podem ser complexos e caros, mas utilizando a tecnologia você consegue fazer um treinamento corporativo efetivo, econômico e bastante atrativo.

Uma boa maneira de alcançar exatamente isso é utilizando plataformas EAD para a educação corporativa. Você consegue gravar video aulas de treinamento e, utilizando essas plataformas, fazer com que todo o treinamento ocorra em um ambiente virtual.

Por exemplo, uma empresa grande, que possui escritórios em diversas localidades, se beneficia economizando dinheiro de passagens e hospedagens daqueles que costumam ministrar os treinamentos. Para empresas pequenas, a economia diz respeito ao tempo dos responsáveis pelo treinamento, que não precisam parar suas atividades toda vez que novos funcionários são contratados.

E claro, a melhor parte é que as vídeo aulas podem sempre ser reutilizadas – enquanto forem atuais, claro. Um treinamento gravado apenas uma vez pode ser utilizado em diversos treinamentos para diversos funcionários, fazendo com que esse processo seja sempre reutilizado e reciclado. Tudo isso significa mais praticidade e economia.

Importante: por que utilizar uma plataforma EAD para esse tipo de treinamento? Em geral, plataformas profissionais de ensino remoto investem em segurança. Você não quer que informações internas importantes e sigilosas vazem, certo? Então, o ideal é procurar uma forma de utilizar vídeos online de uma forma segura e protegida contra pirataria, e a melhor maneira de se fazê-lo é investindo em uma plataforma profissional.

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E aí, viu como o onboarding de funcionários é extremamente importante para o sucesso de uma empresa? Essa forma de receber novos funcionários é uma ferramenta potente para aumentar a produtividade, melhorar o engajamento dos colaboradores com a empresa e reduzir a rotatividade.

Para aprofundar ainda mais sobre o assunto, você pode baixar esse e-book interativo que é um verdadeiro guia completo do onboarding de funcionários. Que tal? Boa leitura!