Já parou para pensar em quantos giga de informação você gera na sua empresa? E mais: para onde vai todo esse conhecimento? Estamos em tempos em que o big data, informações extremamente importantes, gera estratégias de mercado que impactam diretamente todos os setores de uma corporação. É necessário a criação de uma cultura dentro dessas instituições para dar destino a esses dados ou isso pode gerar prejuízos gigantescos, como falhas de comunicação e falta de embasamento em planejamento estratégico. Nesse contexto, surge um conceito já bastante disseminado no ambiente corporativo: a gestão do conhecimento.

A prática aparece como uma alternativa para quem quer fazer o processamento e análise de informações ou já entendeu a importância de dar destino aos milhares de gigas criados dentro de uma empresa. Que tal começar a aplicar essa prática no seu ambiente de trabalho e aumentar o tempo útil desses dados? Nesse post vamos falar sobre a definição do termo “Gestão do Conhecimento”, o histórico dessa expressão, ferramentas que te ajudam nessa missão e a importância de se usar vídeos nesse processo.

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O que é Gestão do Conhecimento?

A expressão “Gestão do Conhecimento” foi criada na década de 90 pelo estudioso de administração Peter Drucker e é o processo de criação, compartilhamento, uso e gerenciamento do conhecimento e informação de um grupo específico. É um assunto de abordagem multidisciplinar muito importante para se chegar nas metas organizacionais usando da melhor forma os dados.

Muitas empresas já possuem setores direcionados a fazer gestão de dados. Esses setores envolvem profissionais de negócios, Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, entre outros. Segundo Drucker, é “a coordenação e exploração dos recursos do conhecimento organizacional para criar benefícios e vantagens competitivas”.

Quais as principais características da Gestão do Conhecimento?

Na sua raíz, Gestão do Conhecimento (GC) é o controle do que você já gerou de informações organizacionais. Para que a prática seja feita com sucesso é necessário entender as suas principais características. Uma equipe responsável por GC precisa criar um processo organizado, articulado, apoiado por uma geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos para atingir um momento em que todos da sua empresa saibam exatamente onde ir quando precisarem de alguma informação. A GC se apoia em três grandes conceitos, vamos passar por eles agora!

Dado

Dentro da sua empresa, um dado é basicamente um registro de atividades, estruturas e operações. São as informações que ainda estão cruas e precisam ser trabalhadas, mas nem por isso deixam de ser importantes! É como aquela pauta no fim da reunião ou uma planilha para reunir contatos.

Informação

É o momento em que uma mensagem com dados faz a diferença, em que existe um emitente ou receptor. Basicamente, é o passo depois do dado e o insumo mais importante de conteúdo dentro de uma organização. São dados interpretados, relevantes e capazes de gerar conhecimento.

Conhecimento

Esse é o momento de reunir as micro e macro informações para gerar um conteúdo relevante. Não é algo simples de se processar, mas os estudiosos Davenport e Prusak (1992) descrevem o conhecimento como “um ser vivo, que cresce e  se modifica à medida que interage com o meio ambiente”, ou seja, é algo que está em constante mudança e, por isso, exige sistemas para controlá-lo.

Qual sua importância?

Pode não ser claro em um primeiro momento, mas um dos principais benefícios da Gestão do Conhecimento tem ligação com o capital humano. Dar maior importância às pessoas é deter as informações que elas geram!

A interação entre as pessoas promove um maior desenvolvimento pessoal e social, o que gera confiança e senso de pertencimento, dois fatores extremamente necessários para que o colaborador se sinta seguro no ambiente em que trabalha. Organizações que trabalham com a gestão do conhecimento consideram as horas de interação como horas produtivas, afinal, a troca de experiências produz resultados positivos para os negócios, aprimorando as capacidades intelectuais dos colaboradores.

Quando as informações geradas dentro de uma empresa são organizadas e revisitadas, acaba gerando um ambiente instigante e os colaboradores são incentivados a compartilhar aquilo que sabem. O ato de parar e analisar dados bem estruturados faz com que várias oportunidades de otimização surjam e os resultados da sua empresa cresçam de forma exponencial. Seguindo essa lógica, a empresa pode diminuir os gastos em produtos e investir em capital intelectual, o que, geralmente, tem um melhor custo-benefício

Quais são as principais práticas de Gestão do Conhecimento? 

Após o entendimento geral sobre Gestão do Conhecimento, é possível pensar nas principais atitudes que esse tipo de gestão prega. Veja abaixo: 

1. Benchmarking

O benchmarking é um processo de extrema importância dentro da Gestão do Conhecimento. Ser capaz de avaliar a concorrência e entender os seus processos e posicionamento fazem com que a organização passe a aperfeiçoar os seus próprios processos, produtos e serviços, se tornando cada vez mais competitiva. 

As etapas-chave do benchmarking são: 

• Escolher como o benchmarking será realizado, 
• Escolher quais pontos serão utilizados para comparação, 
• Definir quais os indicadores de desempenho servirão de comparação, 
• Coletar os dados, 
• Analisar resultados, 
• Desenvolver um plano de ação pós benchmarking, 
• Definir metas de acompanhamento para o plano de ação traçado. 

2. Gestão de conteúdo

A prática da gestão de conteúdo permite otimizar os conteúdos para que os recursos da empresa sejam melhor empregados. Aqui é preciso fazer o bom gerenciamento dos bens de informação que a empresa possui. Outro ponto é ser capaz de automatizar o fluxo de trabalho gerado pela produção de conteúdo, acompanhando como acontece essa produção e categorizando toda a informação que é criada, de forma a torná-la acessível para toda a organização. 

A gestão de conteúdo acontece em 4 principais etapas: 

• Criação, 
• Movimentação,
• Destinação,
• Arquivamento.

3. Fóruns de discussão

Os fóruns de discussão funcionam como um espaço para que haja discussão e compartilhamento de informações. Dentro dos fóruns de discussão é possível trocar ideias e experiências, contribuindo para que as atividades da organização sejam aperfeiçoadas. 

4. Mapeamento de conhecimentos, competências e processos

Na etapa da Gestão do Conhecimento, que envolve o mapeamento das competências da organização, cabe conseguir identificar as fontes de conhecimento da organização e ser capaz de sintetizá-las. 

Aqui, é preciso criar mapas de conhecimento que consigam descrever os fluxos e relacionamentos entre os colaboradores da empresa e também os que a figura da organização possui.  

É possível realizar o mapeamento de competências da seguinte maneira:

• Cadastrar todos os colaboradores, 
• Analisar os perfis, 
• Estabelecer critérios para capacitar os funcionários, 
• Categorizar as realocações internas, 
• Mapear os fluxos relacionais da empresa. 

Na implementação desses métodos, uma boa alternativa pode ser treinar os colaboradores para lidar com os novos processos, por isso, os cursos e workshops podem ajudar.

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Principais desafios da Gestão do Conhecimento

Para começar a criar uma cultura de GC dentro da sua empresa é necessário que se conheça quais os principais desafios que sua equipe pode enfrentar.

Falta de diálogo

Sua equipe só vai conseguir identificar o conhecimento de cada um em momentos de diálogo conjunto. Para isso, é necessária a rotina de constantes reuniões e vivência para transferência de conhecimento. Só quando o colaborador se expressar é que o verdadeiro conteúdo será explicitado, podendo mostrar o que sabe e fazer outros vivenciarem o problema e a solução. Em alguns momentos, profissionais têm dificuldade em perceber o quanto conhecem por estarem “viciados” no mesmo assunto e não notam que o que é óbvio para eles não o é para outros que necessitam do conhecimento para atuar mais eficientemente.

Falta de incentivo

Quando os colaboradores registram o que sabem em artigos, redes sociais ou outros meios, o que caracterizamos como gestão do conhecimento fica mais próximo. A corporação precisa incentivar e expor essa iniciativa. Criar políticas de valorização do conhecimento, gerir eventos internos que colocam o funcionário em uma situação confortável para expressar dados importantes são só algumas das formas de driblar esse desafio.

Falta de prática

O ato da escrita é fundamental para a estruturação e organização do conhecimento, mas muitas vezes essa competência não é desenvolvida internamente. Como fazer para que cada um expresse sua sabedoria por meio da escrita? Painéis e ferramentas têm de ser disponibilizados para romper essa barreira da escrita e incentivar o registro do conhecimento acumulado pelos colaboradores.

Falta de retenção

Um dos grandes desafios da gestão de pessoas é o cuidado de retenção de talentos, e a gestão de conhecimento está intimamente ligada à gestão de pessoas. Promover os mecanismos adequados de GC é cuidar de pessoas e retirar delas o que elas têm de melhor em benefício de todos.

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Quais ferramentas usar?

Existe uma série de ferramentas que podem te ajudar a fazer a gestão do conhecimento de forma mais simples e organizada em sua empresa. Temos três dicas que você deveria experimentar já:

Google Drive

Uma das maiores plataformas de Gestão do Conhecimento é a ferramenta de armazenamento do Google. O Drive te permite criar arquivos em diversos formatos (documentos, apresentações, imagens) e organizá-los em pastas estruturadas. Além disso, a plataforma te permite fazer diversas integrações com outras etapas importantes do processo de GC. Inicialmente, o Google Drive é gratuito, mas para expandir sua capacidade de armazenamento é necessário investir na sua alternativa paga.

Trello

O Trello é um aplicativo que surge como opção para quem tem dificuldades em enxergar macro e micro processos. A ferramenta permite que o usuário crie vários painéis com tarefas e informações, o que pode gerar o hábito na sua equipe de deixar os dados visíveis e com fácil acesso. O Trello também dispõe de várias integrações para deixar seu processo de GC ainda mais capilarizado.

Slack

Teve aquele diálogo super produtivo com sua equipe, mas não registrou tudo que queria? O Slack surge para resolver especificamente esse problema! A ferramenta de chat é usada por diversas empresas para o registro e arquivamento de discussões internas. A plataforma reduz a necessidade da troca de infinitos e-mails e das diversas reuniões para tomar uma decisão.

E falando em ferramentas, se você está querendo aumentar sua produtividade no trabalho, deveria conferir este artigo aqui.

Como usar vídeos para Gestão do Conhecimento?

Agora que você entendeu qual a importância de criar o hábito da Gestão do Conhecimento dentro da sua empresa é interessante pensar em como engajar seus funcionários ainda mais com as informações geradas. Segundo a Forrester Research, 75% dos colaboradores e executivos em geral estão muito mais propensos a ver um vídeo do que ler apenas texto. Existem várias alternativas para o líder que quer seu colaborador engajado com o fluxo de dados corporativos: criar um media center de fácil acesso com especialistas em vários assuntos, por exemplo. O treinamento de novos colaboradores por meio de vídeos também é uma alternativa.

Apesar disso parecer difícil, com a plataforma certa você consegue todas essas funcionalidades necessárias para montar um bom espaço para gerir o conhecimento da sua empresa. A Sambatech oferece toda a estrutura necessária para alavancar sua estratégia interna de compartilhamento de dados, tudo isso com máxima segurança e escalabilidade!

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Mas se você ainda não está convencido do poder dos vídeos, dê uma olhada neste material aqui e confira as principais tendências em vídeos e tecnologia para 2021!