Já parou para pensar em quantos giga de informação você gera na sua empresa? E mais: para onde vai todo esse conhecimento? Estamos em tempos que o big data, informações extremamente importantes, gera estratégias de mercado que impactam diretamente todos os setores de uma corporação. É necessária a criação de uma cultura dentro dessas instituições para dar destino a esses dados ou isso pode gerar prejuízos gigantescos, como falhas de comunicação e falta de embasamento em planejamento estratégico. Nesse contexto, surge um conceito já bastante disseminado no ambiente corporativo: a gestão do conhecimento.

A prática aparece como uma alternativa para quem quer fazer o processamento e análise de informações ou já entendeu a importância de dar destino aos milhares de giga criados dentro de uma empresa. Que tal começar a aplicar essa prática no seu ambiente de trabalho e aumentar o tempo útil desses dados? Nesse post vamos falar sobre a definição do termo “Gestão do Conhecimento”, o histórico dessa expressão, ferramentas que te ajudam nessa missão e a importância de se usar vídeos nesse processo.

Antes de começar, dê também uma olhada em nosso material sobre como alinhar sua comunicação interna.

O que é Gestão do Conhecimento?

A expressão “Gestão do Conhecimento” foi criada na década de 90 pelo estudioso de administração Peter Drucker e é o processo de criação, compartilhamento, uso e gerenciamento do conhecimento e informação de um grupo específico. É um assunto de abordagem multidisciplinar muito importante para se chegar nas metas organizacionais usando da melhor forma os dados.

Muitas empresas já possuem setores direcionados a fazer gestão de dados. Esses setores envolvem profissionais de negócios, Tecnologia da Informação, Recursos Humanos, entre outros. Segundo Drucker (1990) é “a coordenação e exploração dos recursos do conhecimento organizacional para criar benefícios e vantagens competitivas”.

Quais suas principais características?

Na sua raíz, Gestão do Conhecimento (GC) é o controle do que você já gerou de informações organizacionais. Para que a prática seja feita com sucesso é necessário entender as suas principais características. Uma equipe responsável por GC precisa criar um processo organizado, articulado, apoiado por uma geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos para atingir um momento em que todos da sua empresa saibam exatamente onde ir quando precisarem de alguma informação. A GC se apoia em três grandes conceitos, vamos passar por eles agora!

Dado

Dentro da sua empresa, um dado é basicamente um registro de atividades, estruturas e operações. São as informações que ainda estão cruas e precisam ser trabalhadas, mas nem por isso deixam de ser importantes! É como aquela pauta no fim da reunião ou uma planilha para reunir contatos.

Informação

É o momento em que uma mensagem com dados faz a diferença, em que existe um emitente ou receptor. Basicamente, é o passo depois do dado e o insumo mais importante de conteúdo dentro de uma organização. São dados interpretados, relevantes e capazes de gerar conhecimento.

Conhecimento

Esse é o momento de reunir as micro e macro informações para gerar um conteúdo relevante. Não é algo simples de se processar, mas os estudiosos Davenport e Prusak (1992) descrevem o conhecimento como “um ser vivo, que cresce e  se modifica à medida que interage com o meio ambiente”, ou seja, é algo que está em constante mudança e, por isso, exige sistemas para controlá-lo.

Qual sua importância?

Pode não ser claro em um primeiro momento, mas um dos principais benefícios da Gestão do Conhecimento tem ligação com capital humano. Dar maior importância às pessoas é deter as informações que elas geram!

A interação entre as pessoas promove um maior desenvolvimento pessoal e social, o que gera confiança e senso de pertencimento, dois fatores extremamente necessários para que o colaborador se sinta seguro no ambiente em que trabalha. Organizações que trabalham com a gestão do conhecimento consideram as horas de interação como horas produtivas, afinal, a troca de experiências produz resultados positivos para os negócios, aprimorando as capacidades intelectuais dos colaboradores.

Quando as informações geradas dentro de uma empresa são organizadas e revisitadas, acaba gerando um ambiente instigante e os colaboradores são incentivados a compartilhar aquilo que sabem. O ato de parar e analisar dados bem estruturados faz com que várias oportunidades de otimização surjam e os resultados da sua empresa cresçam de forma exponencial. Seguindo essa lógica, a empresa pode diminuir os gastos em produtos e investir em capital intelectual, o que, geralmente, tem um melhor custo-benefício

Para entender melhor como toda essa dinâmica acontece, observe o diagrama abaixo:

Principais desafios

Para começar a criar uma cultura de GC dentro da sua empresa é necessário que se conheça quais os principais desafios que sua equipe pode enfrentar.

Falta de diálogo

Sua equipe só vai conseguir identificar o conhecimento de cada um em momentos de diálogo conjunto. Para isso, é necessária a rotina de constantes reuniões e vivência para transferência de conhecimento. Só quando o colaborador se expressar é que o verdadeiro conteúdo será explicitado, podendo mostrar o que sabe e fazer outros vivenciarem o problema e a solução. Em alguns momentos, profissionais têm dificuldade em perceber o quanto conhecem por estarem “viciados” no mesmo assunto e não notam que o que é óbvio para eles não o é para outros que necessitam do conhecimento para atuar mais eficientemente.

Falta de incentivo

Quando os colaboradores registram o que sabem em artigos, redes sociais ou outros meios, o que caracterizamos como gestão do conhecimento fica mais próximo. A corporação precisa incentivar e expor essa iniciativa. Criar políticas de valorização do conhecimento, gerir eventos internos que colocam o funcionário em uma situação confortável para expressar dados importantes são só algumas das formas de driblar esse desafio.

Falta de prática

O ato da escrita é fundamental para a estruturação e organização do conhecimento, mas muitas vezes essa competência não é desenvolvida internamente. Como fazer para que cada um expresse sua sabedoria por meio da escrita? Painéis e ferramentas têm de ser disponibilizados para romper essa barreira da escrita e incentivar o registro do conhecimento acumulado pelos colaboradores.

Falta de retenção

Um dos grandes desafios da gestão de pessoas é o cuidado de retenção de talentos, e a gestão de conhecimento está intimamente ligada à gestão de pessoas. Promover os mecanismos adequados de GC é cuidar de pessoas e retirar delas o que elas têm de melhor em benefício de todos.

Para te ajudar a reter talentos e desenvolver pessoas em sua empresa, a tecnologia pode ser de grande ajuda. Dê uma olhada no material abaixo e entenda mais:

Quais ferramentas usar?

Existe uma série de ferramentas que podem te ajudar a fazer a gestão do conhecimento de forma mais simples e organizada em sua empresa. Temos três dicas que você deveria experimentar já:

Google Drive

Uma das maiores plataformas de Gestão do Conhecimento é a ferramenta de armazenamento do Google. O Drive te permite criar arquivos em diversos formatos (documentos, apresentações, imagens) e organizá-los em pastas estruturadas. Além disso, a plataforma te permite fazer diversas integrações com outras etapas importantes do processo de GC. Inicialmente, o Google Drive é gratuito, mas para expandir sua capacidade de armazenamento é necessário investir na sua alternativa paga.

Trello

O Trello é um aplicativo que surge como opção para quem tem dificuldades em enxergar macro e micro processos. A ferramenta permite que o usuário crie vários painéis com tarefas e informações, o que pode gerar o hábito na sua equipe de deixar os dados visíveis e com fácil acesso. O Trello também dispõe de várias integrações para deixar seu processo de GC ainda mais capilarizado.

Slack

Teve aquele diálogo super produtivo com sua equipe, mas não registrou tudo que queria? O Slack surge para resolver especificamente esse problema! A ferramenta de chat é usada por diversas empresas para o registro e arquivamento de discussões internas. A plataforma reduz a necessidade da troca de infinitos e-mails e das diversas reuniões para tomar uma decisão.

E falando em ferramentas, se você está querendo aumentar sua produtividade no trabalho, deveria conferir este artigo aqui.

Como usar vídeos para Gestão do Conhecimento?

Agora que você entendeu qual a importância de criar o hábito da Gestão do Conhecimento dentro da sua empresa é interessante pensar em como engajar seus funcionários ainda mais com as informações geradas. Segundo a Forrester Research, 75% dos colaboradores e executivos em geral estão muito mais propensos a ver um vídeo do que ler apenas texto. Existem várias alternativas para o líder que quer seu colaborador engajado com o fluxo de dados corporativos: criar um media center de fácil acesso com especialistas em vários assuntos, por exemplo. O treinamento de novos colaboradores por meio de vídeos também é uma alternativa.

Apesar disso parecer difícil, com a plataforma certa você consegue todas essas funcionalidade necessárias para montar um bom espaço para gerir o conhecimento da sua empresa. A Samba Tech oferece toda a estrutura necessária para alavancar sua estratégia interna de compartilhamento de dados, tudo isso com segurança máxima e escalabilidade!

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Mas se você ainda não está convencido do poder dos vídeos, dê uma olhada neste material aqui e confira 20 dados sobre vídeos em corporações que vão te fazer querer começar a investir agora mesmo!