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Confira dicas para a redução de custos nas empresas

Confira dicas para a redução de custos nas empresas

Para sobreviver a crise e um mercado competitivo, os empreendedores começam a pensar na redução de custos nas empresas. Porém, nem sempre o que as pessoas acreditam que é suficiente, funciona na realidade. Por exemplo, aqueles pequenos cortes de gastos, como economizar na compra do cafezinho podem não representar economia significativa ao final do mês. Para conseguir realmente cortar custos de forma efetiva, você e a sua empresa precisam se planejar e pensar em alternativas que podem auxiliar nesse processo, em especial, novas tecnologias que podem facilitar algumas atividades que são rotineiras, porém caras.

Se você está pensando em reduzir os custos na sua empresa, ou está planejando abrir seu próprio negócio e quer saber um pouco mais sobre o assunto, continue lendo este artigo que vamos te dar algumas dicas valiosas para redução de custos. Vamos lá?

E antes de começarmos, que tal já aprender como reduzir custos da sua empresa utilizando uma estratégia de vídeos online para treinamentos corporativos? Confira.

como economizar em treinamento e desenvolvimento com videos online

Custos x despesas

Custos, gastos, despesas, investimentos, perdas, etc. Essas palavras podem ter significados muito próximos, porém, em um ambiente corporativo, significam coisas um pouco diferentes. Em uma classificação contábil, cada uma dessas palavras significam um balanço diferente, e, para começarmos a falar sobre redução de custos nas empresas, é importante entender, ao menos, a diferença entre custo e despesa.

Despesas

As despesas, em geral, diz respeito ao valor que a empresa paga para seu funcionamento estrutural, sem ligação com o produto produzido. Por exemplo, uma verba para a equipe de marketing realizar anúncios em redes sociais pode não necessariamente ser ligado à produção de um produto, mas são importantes para o aumento dos ganhos. O dinheiro utilizado para pesquisas de mercado, publicidade, contas de luz e afins é todo ligado às despesas da sua empresa. Como alguns podem ser fixos (aluguel de espaço) e outros variáveis (conta de luz), as despesas podem ser um pouco mais complicadas de se calcular exatamente, mas, é claro, é possível ter uma média geral, se analisadas mês a mês.

Custos

Já os custos são atrelados ao produto final da sua empresa. Por exemplo, compra de matéria prima, sem a qual não é possível a manufatura. Em outras palavras, é todo dinheiro aplicado diretamente na produção da atividade principal da sua empresa. Os custos incluem dinheiro gasto com matéria prima, mão de obra, manutenção de equipamentos e outros.

Para este artigo, quando falamos em redução de custos nas empresas, falaremos de uma forma geral, não necessariamente ligada somente aos custos. Porém, a clareza dessas definições é importantíssima para o nosso próximo passo, que é a primeira atividade a ser realizada para começar a economizar: fazer uma análise de despesas e custos.

Análise de despesas e custos

Pode parecer bobo termos que falar em análise de custos, mas muitos empreendedores podem negligenciar esse passo. Para ter uma ideia de em qual área você pode, não pode, deve ou não deve economizar, é preciso ter uma definição clara de para onde o dinheiro da sua empresa está indo.

Para ter uma boa análise, separe entre custos e despesas e, dentro dessas duas categorias, em fixas (que são as mesmas todos os meses) e variáveis (que podem depender de fatores externos). Com isso, você terá um panorama melhor das finanças que podem ser reduzidas. Além disso, ter esses dados bem explicitados deixa claro que alguns gastos são, quando comparado a outros, irrelevantes, e que cortá-los pode dar uma ideia ilusória de economia. Lembra do exemplo do cafezinho que demos acima? Exatamente nesses casos.

Agora que você já tem uma noção melhor de como sua empresa gasta dinheiro, veja algumas dicas de como reduzir custos e despesas em diversas áreas. Confira:

Como praticar a redução de custos nas empresas

Primeiro, tenha em mente que esse processo não irá dar grandes resultados imediatamente. E, além de ser um processo de longo prazo, em um primeiro momento, talvez você precisaria investir um pouco para começar a economizar. Por exemplo, esse é o caso de compra de novas ferramentas de gestão que podem automatizar alguns processos o até mesmo digitalizá-los e, consequentemente, cortar custos de impressão (papel, tinta, energia elétrica).

Além disso, pense sempre que alguns cortes podem se traduzir na famosa frase ‘barato que sai caro’. Por exemplo, se você achar que o melhor caminho para reduzir os custos na empresa é diminuir benefícios e salários dos funcionários, com certeza terá que, em breve, lidar com custos de pedidos de demissão e novas contratações, afinal, funcionários infelizes irão procurar nova colocação no mercado. E se você fez a análise de custos anterior bem minuciosamente, já sabe que gastos com a rotatividade de funcionários são bem grandes.

Então, confira algumas dicas práticas de como reduzir custos na empresa em atividades de forma efetiva.

Sites, aplicativos e softwares compartilhados

Você pode até pensar que os gastos de impressão são irrelevantes, mas acredite, você pode estar gastando mais do que o necessário. Uma boa dica para a redução de custos nas empresas pode ser a utilização de softwares, sites e aplicativos online, que sejam compartilhados entre os funcionários. Por exemplo, em vez de criar planilhas no excel e depois precisar gastar dinheiro com a impressão, os funcionários podem utilizar planilhas do Google Sheets e compartilhar informações entre áreas em tempo real.

Uma outra economia dessa área que ainda é pouco utilizada é a disponibilização online de contra-cheques para funcionários. Em vez de gastar com a impressão dos holerites, você pode ter uma plataforma online de funcionários e disponibilizar arquivos digitalizados para consulta. Assim, o funcionário só irá realizar a impressão se houver necessidade.

Se realmente for preciso imprimir alguns documentos, o ideal é guardá-los e procurar a reutilização como folhas de rascunhos para bilhetes e outras pequenas anotações. Além disso, uma boa estratégia seria construir, juntamente com os funcionários, uma iniciativa de consciência ambiental, afinal, quando você economiza em impressão, não economiza somente seu dinheiro, mas também ajuda a evitar o gasto desnecessário de papéis relacionado ao meio ambiente.

Treinamento corporativo

Uma excelente maneira de manter sua equipe, não só atualizada, mas motivada, é realizando treinamentos corporativos e investindo no desenvolvimento pessoal dos funcionários. Muitas empresas podem não investir nesses treinamentos por medo de custos altos que eles podem ter.

Mas existe uma maneira muito efetiva de fazer treinamentos com seus funcionários e, ao mesmo tempo, proporcionar uma redução de custos nas empresas.  É o que, hoje em dia, chamamos de ‘Universidade Corporativa’.

Se você trabalha em uma empresa grande, por exemplo, e é extremamente importante manter os funcionários atualizados quanto a novos produtos e serviços que são lançados, imagine ter que fazer um treinamento presencial todas as vezes que isso acontecer? Os custos operacionais seriam excessivos, sobretudo se a sua empresa operar em mais de uma localidade. A resposta para essas economias está em uma plataforma online e nos vídeos! Veja só:

Primeiramente, os vídeos são muito efetivos para criar engajamento e para transmitirem conteúdo. Muitas pessoas preferem assistir a um conteúdo em vídeo do que ler um documento, por exemplo. Além disso, com apenas um vídeo, gravado uma única vez, é possível alcançar todos os funcionários, e inclusive, eles podem ser utilizados para contratações futuras. Imagine só, em vez de investir dinheiro em custos operacionais de um treinamento, passagens para palestrantes irem a várias localidades e demais despesas, você pode investir tempo e dinheiro uma única vez na produção de um vídeo, e utilizar esse material por todo tempo em que ele ainda estiver relevante.

Mas, como dito acima, muitas vezes é preciso investir um pouco antes de ter um retorno de economia, certo? Como treinamentos corporativos, muitas vezes, tratam informações sigilosas, você não pode simplesmente colocar os vídeos em uma plataforma aberta como o YouTube, certo? O ideal, nesse caso, é procurar uma plataforma profissional de vídeos, que invista na segurança do seu conteúdo. Dessa forma, os vídeos ficam disponíveis somente para os funcionários, sem risco de vazamento para terceiros.

Quer conhecer uma plataforma de vídeos profissional que, hoje, já é utilizada pelas maiores empresas do Brasil? Faça um tour pelo Samba Vídeos clicando aqui ou na imagem abaixo.

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Considere o Home Office

Sabe aquelas despesas operacionais do dia a dia? Gastos com conta de luz de todos os equipamentos ligados ao mesmo tempo, ar condicionado, impressões, telefonia entre outros podem ser reduzidos consideravelmente se os funcionários tiverem a possibilidade de home office, mesmo que seja apenas um dia na semana.

É possível, por exemplo, criar um plano de home office em que cada funcionário passa um dia trabalhando de casa. Isso ajuda não somente a redução de custos nas empresas, mas para o funcionário, há também uma economia considerável. Afinal, ele irá ter 1 dia a menos para arcar com gastos de transporte, alimentação (é muito mais caro comer fora de casa, não é mesmo?) e, claro, terá mais flexibilidade e conforto. Nesse cenário, o benefício é enorme para ambas as partes.

Repense fornecedores

Uma atividade que pode ajudar a redução de custos nas empresas é a reavaliação de fornecedores. Muitas vezes os fornecedores escolhidos trabalham com as empresas há tantos anos que se tornam parte de um processo engessado e pouco repensado. Se você ficar muito tempo com os mesmos fornecedores, sem procurar outros preços, pode estar gastando mais do que precisa em alguns produtos.

Analisar novos fornecedores, periodicamente, pode mostrar uma boa oportunidade de economia que você pode estar perdendo. Faça essa atividade de tempos em tempos e analise onde é possível adquirir produtos com preço melhor, ou até mesmo onde você consegue negociar preços melhores para compras em grandes quantidades. As vezes, aquele fornecedor que foi a melhor escolha há 2 anos já mudou suas regras e seu contrato e, hoje, não é mais a melhor opção. Você pode, claro, antes de mudar de fornecedor, tentar renegociar condições e reestruturar os contratos que você tem com esses fornecedores.

Uma outra atividade que pode te ajudar a controlar melhor o estoque é analisar a sazonalidade de alguns produtos. Avalie em quais épocas cada produto vende mais e vende menos, para estar sempre com o estoque na medida certa.

Evite estoque parado!

Um erro muito comum que as empresas cometem é ter um grande estoque parado. É normal que as lojas tenham receio de não ter os produtos em estoque ou até procurem por melhores condições de pagamento se os produtos forem adquiridos em grande escala, e, por isso, fazem grandes compras. Porém, dependendo do produto, não é garantido que todos eles serão comercializados e, deixando-os parados em um estoque, sua empresa está perdendo dinheiro! Além do preço de aquisição, alguns produtos podem se deteriorar em estoques e até ficarem datados. Veja o caso dos ‘finger spinners’, por exemplo. A febre foi tão grande que muitos lojistas compraram milhares desse produto de uma só vez e, pouquíssimo tempo depois, esses brinquedos perderam totalmente a relevância. Ou seja, esses comerciantes acabaram perdendo dinheiro investindo em um enorme estoque de uma só vez.

Hoje em dia, a vida útil de muitos produtos é curta, o que faz com que a prática de ter grandes estoques fique cada dia mais ultrapassada.

Invista em equipamentos modernos e duradouros

Esse é outro ponto que diz respeito a famosa economia nada inteligente. Você pode até, em um primeiro momento, economizar comprando alguns equipamentos mais baratos, porém, os custos de manutenção e conserto podem ser muito mais altos do que o custo inicial de comprar bons equipamentos, que não irão te dar dor de cabeça.

E se o caso for equipamentos que serão usados poucas vezes, você pode até considerar alugá-los.

Aluguel de equipamentos

Se a sua equipe precisa de um equipamento específico, mas ele só será utilizado uma única vez, que tal pensar em alugar em vez de adquirir? Muita gente parte do pressuposto que aluguel é sempre mais caro, mas para equipamentos que não serão utilizados ao longo prazo, pode ser muito mais viável do que investir na compra deles.

Invista em uma cultura que evita desperdícios!

Evitar desperdícios é sempre bom! Faça campanhas internas e incentive funcionários a evitarem desperdícios variados. E é claro, da parte da empresa, existem pequenas atitudes que podem ser feitas para ajudarem os funcionários com isso.

Por exemplo, se a sua empresa tem gastos excessivos com copos descartáveis, que tal investir um pouco em canecas personalizadas para eles? Dessa forma, além de ganharem um presente bem legal, cada funcionário terá seu próprio copo, eliminando a necessidade de utilizar descartáveis.

Uma outra boa dica é evitar deixar o ar condicionado ligado pela manhã, em horários que o dia, normalmente, está mais fresco. Aposte nas janelas abertas que, além de não representarem custos, ainda fornecem a circulação de ar, que deixa o ambiente bem mais agradável.

Há também várias outras áreas em que é possível evitar desperdício, como água, lanches, papéis, talheres, materiais de escritório e muito mais! Se você engajar funcionários em campanhas de conscientização, com certeza verá resultados na diminuição desses gastos e tudo isso resultará na redução de custos da sua empresa.


Para sobreviver nesse mercado é preciso se adaptar, se atualizar e, claro, economizar! É por isso que pensar na redução de custos nas empresas é primordial para ter um negócio de sucesso. Em geral, aproveite novas tecnologias e novas formas de economizar, não só no curto, mas no longo prazo.

E aí, o que você achou dessas dicas para a redução de custos nas empresas? Tem alguma outra que acha que esquecemos? Pode deixar sua sugestão aí nos comentários! E aproveite para ver neste infográfico 20 dados que vão levar você a investir em vídeos na sua empresa! É gratuito, basta clicar aqui ou na imagem abaixo. Boa leitura e boas economias. 😉

reducao de custos nas empresas
Por: Débora Gomes

Especialista em marketing inbound e responsável pela estratégia de conteúdo do Blog da Samba. :)

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