Retrabalho: como diminuir e evitar os impactos dele em sua empresa

Imagine que você ficou o dia inteiro executando uma demanda que foi solicitada a você. Trabalhou duro para conseguir entregar tudo até o final do dia mas, na hora da entrega, a pessoa que te demandou fala que a entrega está incorreta e pede para você refazer a demanda. Chato, não é mesmo? É por isso que o retrabalho é um dos principais fatores que interferem negativamente na produtividade de uma empresa.

Além de ser nocivo para a autoestima do profissional que precisa fazer o retrabalho, a empresa pode sofrer quando existe a necessidade da refação de uma tarefa, isso acontece porque uma organização funciona de forma coletiva e o trabalho de um funcionário pode impactar negativamente, atrasando o trabalho de outros colaboradores.

Há momentos em que o retrabalho é necessário porque uma demanda não foi cumprida da forma correta e um funcionário entregou uma tarefa com baixa qualidade. Porém, por muitas vezes o retrabalho acontece por falhas da comunicação e poderia ser evitado apenas seguindo algumas dicas de produtividade.

Claro, para alinhar ainda mais a estratégia da sua equipe, é essencial investir em treinamentos de sucesso. Confira nesse guia tudo que você precisa para criar excelentes treinamentos em vídeo.

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Quando acontece o retrabalho?

Retrabalho, refação, recriação… vários são os nomes, mas o significado é o mesmo: a necessidade de fazer um trabalho novamente porque ele não foi entregue da maneira correta.

Muitas vezes o retrabalho acontece pela falta de planejamento dos processos de uma tarefa. Por vezes o não planejamento das atividades e ações referentes a uma determinada demanda, aumentam as chances da necessidade de um retrabalho.

O risco é elevado quando a equipe responsável por uma tarefa não tem uma boa comunicação. Isso pode acarretar falhas na hora de compreender o que foi solicitado e na hora de executar as tarefas. Quando uma equipe não está em sintonia e existem falhas na comunicação, cada membro pode entender algo diferente e executar a tarefa ao seu modo, dificultando o trabalho dos colegas.

Além do mais, algo que também pode aumentar os índices de retrabalho em uma empresa é a falta de revisão das tarefas, que normalmente deveria ser feita em pessoas com cargos de gerência, pois são esses os colaboradores que devem estar a par de todo o processo que a demanda envolve, ajudando seus liderados e com o papel de revisar o que for mais importante de cada etapa.  

O que o retrabalho pode ocasionar?

Muitos são os problemas que podem ser ocasionados por causa de um retrabalho.

Inicialmente, a necessidade de retrabalho em uma determinada tarefa, pode causar uma desmotivação profissional no funcionário responsável pela refação, uma vez que ele provavelmente deve ter se dedicado ao trabalho na primeira vez e terá que passar por todo o processo da demanda novamente. Essa desmotivação, se for recorrente, pode, facilmente, se traduzir em turnovere aumentar a rotatividade de funcionários.

Mas, além disso, o retrabalho pode gerar consequências para a empresa, principalmente consequências relacionadas a atrasos. Isso acontece porque uma vez que determinadas tarefas precisam ser refeitas, existirá uma perda de tempo na execução dessas tarefas pela primeira vez, pois foram feitas de forma incorreta, e será necessário mais prazo para que as tarefas sejam entregues da forma correta. O atraso pode tomar proporções maiores, quando um colaborador precisa da tarefa que está em processo de refação para entregar o seu trabalho. Casos como este podem gerar uma fila de espera gigante dentro de uma organização, somando diversos atrasos.

Para além do atraso, outra grande perda que pode ser ocasionada pelo retrabalho é a perda financeira. Além do dinheiro que é perdido com as horas dos funcionários envolvidos no retrabalho, também pode haver uma perda monetária dependendo da tarefa executada, pois uma refação costuma significar a compra de novos materiais ou novos investimentos para que a demanda consiga ser entregue.  

Como evitar o retrabalho?

Você já deve ter percebido que a refação de uma demanda por causa de falhas na comunicação ou no planejamento das tarefas pode afetar a empresa e os seus colaboradores em vários níveis. Por isso é tão importante que pequenas atitudes sejam levadas em conta na hora de executar uma tarefa, elevando a produtividade.

1. Planeje as ações dentro da demanda

Organização é umas das características principais na hora de gerenciar um projeto. É preciso ter em mente quais serão as ações necessárias para que a equipe consiga entregar a tarefa de maneira correta e com qualidade. Planejando as ações que serão executadas dentro da demanda, será possível ter uma noção de timeline de quais ações levam a outras e manter tudo de forma mais organizada.

2. Estabeleça e respeite prazos para as tarefas da equipe

Depois de descrever quais são as ações dentro da demanda é necessário colocar um deadline para cada tarefa. Com os prazos listados, será mais fácil que os responsáveis por cada tarefa visualizem o tempo que têm para cumpri-las. Além disso, tendo descritos os prazos, todos estão cientes de quando precisam entregar as suas tarefas e de como atrasos impactam no trabalho dos colegas e no resultado final a ser entregue.

3. Utilize tecnologias para facilitar a comunicação da equipe

Aproveite algumas tecnologias existentes para te ajudar no gerenciamento das tarefas e na comunicação com a equipe.

Exemplos de bons aplicativos a serem utilizados para marcar tarefas e determinar prazos são o Asana e o Trello. Neles é possível incluir membros de uma equipe, marcar pessoas, deixar comentários e adicionar prazos para as tarefas.

Além disso, é possível utilizar de outras ferramentas para ajudar na comunicação entre a equipe, como vídeos para explicar e repassar assuntos entre equipes diferentes e ferramentas de chats para trocas de informação em tempo real.

Vídeos para treinamento e comunicação interna efetiva

Bons treinamentos e comunicação interna alinhada são pilares importantes para a produtividade da equipe e evitar retrabalho. Muitas empresas acabam não fazendo treinamentos regulares por causa dos altos custos que treinamentos podem ter, porém, utilizar a tecnologia dos vídeos nesse caso é uma excelente saída.

Gravar treinamentos em vídeo ou até mesmo utilizá-los para comunicação interna servem para diminuir os custos – de deslocamento, espaço físico e alimentação, por exemplo – e garantir que todos os funcionários sejam treinados da mesma maneira. Com todos alinhados e cientes dos objetivos da empresa, fica muito mais fácil realizar as tarefas em equipe.

As tecnologias, como os vídeos online, podem servir – e muito – para diminuir o retrabalho e aumentar a produtividade dos colaboradores!

Conclusão

Quanto mais organizada e em sintonia a equipe envolvida em um projeto estiver, mais fácil será na hora de executar as tarefas necessárias.

Neste artigo você viu que o retrabalho pode carregar consigo vários pontos negativos e evitá-lo pode ser fácil, bastando ter uma boa comunicação entre os colaboradores da empresa e manter as tarefas organizadas.

Além disso, viu que um dos pontos importantes para que o retrabalho seja evitado é ter uma excelente comunicação interna, assim, todos os colaboradores estarão alinhados e trabalhando para um mesmo objetivo. Quer saber como alinhar a comunicação interna da sua empresa? Baixe nosso guia gratuito clicando aqui.

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Por: Débora Gomes

Produtora de conteúdo no Blog da Samba. Estuda Letras na UFMG e trabalha com marketing digital com foco em atração por meio de estratégias de conteúdo e SEO.

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