Como a automação de processos pode ajudar a gestão da sua empresa?

Como a automação de processos pode ajudar a gestão da sua empresa?

Quando pensamos em processos automatizados, logo imaginamos situações em que as coisas acontecem de forma rápida, sem muita interferência humana. A automação de processos dentro de uma empresa leva essa ideia para o trabalho cotidiano. 

Explicando melhor, a automação de processos é uma técnica pautada no uso da tecnologia e na integração de sistemas, dados e funcionalidades para tornar o andamento de atividades e de trabalhos mais rápidos. 

Essa velocidade decorre de uma substituição do trabalho manual e repetitivo por uma ocorrência automatizada. 

Mas, de que forma isso pode ser possível? 

Existem diversos softwares, aplicativos ou programas que proporcionam essa automatização para diferentes tarefas do dia a dia de uma empresa.

Contudo, até mesmo uma nova organização no fluxo de trabalho de projetos já pode criar uma automação de determinado processo. 

A automação proporciona diversos ganhos para a empresa, desde diminuição do tempo de execução de certas tarefas, até um aumento na produtividade de funcionários que não precisam mais executar tarefas repetitivas. 

Muitas empresas que adotaram a transformação digital, utilizam processos automatizados em seu dia a dia. Se você se interessa por transformação digital, aproveite para conhecer a Samba Digital, unidade de negócios da Sambatech focada em inovação. Clique aqui ou no banner abaixo.

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O que significa a automação de processos? 

A ideia de transformar determinadas tarefas em processos automatizados para ganhar mais agilidade na produção não é algo novo. 

A concepção de buscar substituir o esforço físico por repetições e movimentos uniformes ou utilizar ferramentas para facilitar certos tipos de trabalhos remonta ao início das civilizações. 

No início do século XX, essa ideia foi levada para dentro das fábricas. Nesse período, a linha de montagem, desenvolvida por Henry Ford, proporcionou uma grande mudança no mundo industrial. 

A automação, contudo, não pode ser simplificada em uma transformação do trabalho humano em algo exaustivo e repetitivo. Ou, ainda, na substituição do trabalho humano por máquinas e computadores. 

Ela se apresenta como um processo muito mais complexo, em que o foco está ao mesmo tempo na agilidade e na redução de custos e do tempo de produção ou realização. 

Por isso, a automação é uma técnica que, por diferentes meios, ferramentas e métodos, visa otimizar o trabalho da melhor forma possível. 

Em quais setores é possível aplicar a automação de processos? 

A ideia de criar processos automatizados parte da compreensão da necessidade de uma transformação digital. Com ela, é possível entregar melhores resultados e ganhar mais agilidade na execução de tarefas. 

Em uma empresa, processos são uma sequência de tarefas executadas para atingir um objetivo. Diversas áreas e setores podem se beneficiar com processos automatizados. 

Separamos alguns deles: 

  1. Automação do Marketing

O setor de Marketing é um dos que mais se beneficia da automação por ser bastante pautado na agilidade em que as divulgações são feitas. A automação de processos do Marketing pode ser feita em diferentes instâncias e canais. 

Por exemplo, a divulgação de uma nova ferramenta desenvolvida pela empresa. É possível selecionar o envio de e-mails para uma segmentação específica de clientes que estariam mais interessados nessa funcionalidade nova. 

Para publicações em mídias sociais, é possível produzir diversos posts e deixá-los agendados. Dessa forma, não é preciso entrar várias vezes nas redes para fazer a publicação manual.  

  1. Automação Fiscal e Financeira

A gestão financeira do negócio é um segmento bastante sério. Qualquer erro ou atraso pode resultar em alguma multa ou problemas com a Receita Federal. Por isso, a precisão na entrega e cálculos corretos são fundamentais. 

O uso de softwares ajuda a evitar que erros sejam cometidos na folha de pagamento de funcionários ou na emissão de notas fiscais, por exemplo. 

Isso porque os cálculos e procedimentos corretos são inseridos nas plataformas que realizam toda verificação automaticamente. Evitando, assim, que ocorram falhas. 

  1. Automação do Atendimento 

Um outro setor que se beneficia bastante da automação é a parte de atendimento. Quanto melhor a empresa atender o consumidor, mais satisfeito ele estará. 

Ter centrais de atendimento com uma parte automatizada pode ajudar na agilidade da resposta. A ideia não é que os consumidores falem sempre com robôs, por meio de chatbots – o que também não é interessante. 

A ideia é que a automatização possa funcionar como uma triagem antes de começar a falar com um atendente humano, apenas para entender melhor o direcionamento de quem está procurando pelo atendimento da empresa. 

Dicas para implementar a automação de processos na sua empresa 

Mapeie seus processos 

Se você desejar tornar os processos da sua empresa mais ágeis, comece pelo mapeamento das atividades. Entenda primeiro o que precisa ser feito, como, a que momento. Depois de entendê-los, você pode buscar ferramentas para a automatização.

Leve a automação para a cultura da empresa 

Uma forma de facilitar a automação é inserir essa ideia na cultura da empresa. Os funcionários precisam compreender que, se uma tarefa pode ser feita de forma automatizada, é assim que ela deveria ser executada. 

É difícil para um gestor saber exatamente como está rodando cada etapa do processo de trabalho da empresa. E, por isso, alguns gargalos podem passar despercebidos. 

Se a mentalidade da automação é compartilhada pelos colaboradores, isso ajudará que eles a procurem também. 

A realização de treinamentos podem ajudar a incorporar melhor essa cultura nas empresas. 

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Mudanças levam tempo: seja paciente 

Adaptações sempre levam tempo para se consolidar. As primeiras tentativas podem até dar errado, mas isso não significa que todo procedimento está comprometido. 

Será necessário fazer alguns ajustes, mudar processos antigos e enfrentar algumas resistências. É importante entender que as mudanças não estarão 100% logo da noite para o dia. 

Documente e mensure as alterações

Para saber se as mudanças estão dando certo ou não, será preciso documentar e mensurar as etapas do processo. Relatórios são muito importantes para entender se a nova estratégia está dando certo. 

Pense no objetivo da automatização que está sendo implementada: o que a empresa deseja obter com ela? De que forma é possível medir se esse resultado está sendo alcançado? 

Busque esses dados e acompanhe se estão saindo conforme o desejado. 

A automação é um degrau para a escalabilidade

Um conceito muito trabalhado nos últimos tempos é a ideia de escalabilidade das empresas. Ter um negócio escalável quer dizer ter um produto ou serviço que pode crescer muito mantendo praticamente os mesmos custos operacionais. 

Essa ideia conta bastante com a automação de processos, pois são eles que vão garantir que as coisas continuem rodando, mesmo quando um maior volume de trabalho é adicionado. 

Por fim, se você quiser entender mais sobre escalabilidade e como ela pode auxiliar a sua empresa, confira este artigo sobre o assunto.

Esse artigo foi escrito pela E-notas.

Por: Autor Convidado

Eu sou um autor parceiro da Samba Tech :)

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