Kanban: o que é este método, como ele funciona e como implementar

Kanban: o que é este método, como ele funciona e como implementar

O método Kanban trata-se de uma maneira de organização visual dos processos dentro de uma empresa. Desde seu surgimento, na década de 1940 nas indústrias automobilísticas, o sistema foi adaptado para que pudesse auxiliar com eficiência todos os setores empresariais. 

Com grande importância para a comunicação entre colaboradores de uma equipe, o Kanban não representa custos exorbitantes para os gestores e é de fácil compreensão para todos. Neste artigo vamos explicar como surgiu o método, quais são seus princípios e bases e como é sua aplicabilidade no dia-a-dia empresarial. 

Apesar do método ter tido sua origem nos anos 40, ele é muito usado por times de tecnologias que tem em sua cultura métodos ágeis, sendo utilizado também por squads diversos. 

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O que é Kanban?

O Kanban trata-se de um método organizacional cujo objetivo é aumentar a produtividade e otimizar tarefas. Através dele é possível visualizar de maneira prática e com poucos recursos o andamento dos fluxos de produção nas empresas. Podemos definir o Kanban como um sistema de controle e gestão de fluxo de produção em empresas utilizando cartões coloridos ou softwares próprios.

O Kanban faz parte da metodologia Just in Time (JIT), um sistema administrativo de produção que determina a realização de apenas o imprescindível para conclusão da etapa seguinte ao processo. Consiste em fazer apenas o necessário, quando necessário e na quantia necessária. Os objetivos do Kanban são: 

  • Aumentar a eficiência da produção;
  • Otimizar os sistemas de movimentação da produção;
  • Otimizar o próprio sistema de produção; 
  • Melhorar as realizações de tarefas;
  • Auxiliar na conclusão de demandas.

A história do Kanban

Sua história se inicia com a necessidade de equilibrar a produção da fabricante de automóveis Toyota. Criado em 1940, foi classificado como uma parte do Sistema Toyota de Produção, ele veio como solução para os problemas gerados pelo Sistema Fordista. Seu objetivo era promover o controle de estoque de materiais. Desse modo, não poderia haver nem excesso nem falta de produtos, trazendo equilíbrio para a linha de produção.

No modelo fordista, a indústria produzia mercadorias em ritmo constante. Em um tempo determinado, cada indivíduo da linha de produção realizava sua função, em seguida o material seguia para o próximo setor. Isso garantia agilidade na execução das tarefas e na produção das mercadorias, refletindo em milhares de automóveis modelo Ford- T prontos em questões de horas.

Com a economia industrial dos Estados Unidos passando por um período de rápida expansão, produzir automóveis havendo ou não demanda de estoque não era um problema. A população possuía maior poder aquisitivo e com isso compravam mais automóveis, fazendo com que os estoques das montadoras fossem facilmente liquidados. Entretanto, com a crise econômica de 1929, o cenário se modificou. Com a queda drástica no consumo, os produtos começaram a encalhar nos estoques de montadoras e concessionárias, até ficarem sem um preço competitivo para a comercialização. 

Desse modo, os industriais japoneses atentaram-se para a importância de equilibrar os setores de produção. O método Kanban surge a partir da percepção de que não fazia sentido produzir em larga escala sem giro ou escoamento da produção. Era preciso controlar e equilibrar as produções de maneira imagética e prática.

Os tipos de Kanban

O Método Kanban divide-se em dois tipos: o de movimentação e o de produção.

Movimentação

Comumente utilizado por departamentos envolvidos em uma determinada tarefa. O Kanban funciona neste caso como um sinalizador para iniciar a produção ou aguardar uma notificação para realizá-la.

Produção

Para este tipo de Kanban é fundamental a visualização da sequência do projeto por parte de todos os colaboradores. Essa visualização pode ser feita através de murais ou de softwares especializados. Para os murais, dividimos os processos em:

To do: Tarefas a serem feitas

Doing: Tarefas em execução

Done: Tarefas concluídas.

Cada card do mural deve conter todas as atividades em desenvolvimento com uma descrição resumida do que deve ser executado, com horário limite e o colaborador responsável por executá-la.

Como funciona o Kanban

O método Kanban pode ser simplificado como uma gestão visual de estoque. Contudo, sua aplicação não se restringe ao setor industrial e pode ser adaptada às necessidades de cada setor empresarial. 

O sistema baseia-se no sistema de “produção puxada”, em que a produção de um novo produto, ou realização de uma nova tarefa, só é iniciada quando um item no estoque é vendido ou quando uma tarefa é finalizada. 

Em seus primórdios, eram instalados murais bem visíveis nas linhas de produção, e utilizando cartões coloridos e de diferentes tamanhos, era definidas as ações concluídas, em realizações e as que deveriam ser iniciadas.

Basicamente, trata-se de um modelo que possibilita que toda a equipe tenha acesso aos principais itens de controle. Desse modo, toda a equipe encontra-se completamente inteirada sobre os andamentos das atividades através de uma comunicação visual. Para isso, o ideal é que se reúna a equipe e de maneira conjunta seja definido as etapas de trabalho e tarefas prioritárias.

Se você vai começar a trabalhar com o método Kanban em sua empresa, pode ser importante realizar um treinamento para explicar sobre a metodologia e suas aplicações. 

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O Kanban na prática

Trazendo o Kanban para nossa realidade, o método é utilizado no Brasil há várias décadas, não resumindo-se apenas ao uso industrial. Muitos empreendimentos de diversas áreas vêm utilizando o método para otimizar suas atividades de maneira prática e eficiente.

Por ser uma prática que exige materiais muito simples e acessíveis, a prática é bastante difundida no cotidiano de empresas e escritórios. Áreas como as de marketing, prestadores de serviços e desenvolvimento de Softwares usam o quadro Kanban como uma ferramenta de gestão de tarefas.

O quadro Kanban baseia-se principalmente na referência visual. Desse modo, cartões coloridos são afixados nos produtos, lugares comuns na empresa, murais e até em computadores que possuem um modelo eletrônico do sistema.

Para empresas que adotam o método Scrum, o quadro Kanban pode ser bastante útil. A ideia é que ele sirva como um auxílio visual para o fluxo de trabalho que está sendo feito, permitindo usar tanto um Software como uma lousa com cartões representando cada uma das funcionalidades do Backlog.

Sua fácil visualização otimiza a comunicação entre os funcionários. Dessa forma, os processos comunicativos se dão de forma mais eficiente e efetivos, já que todos sabem exatamente as tarefas que precisam ser feitas, quais já foram realizadas e quem são os responsáveis por suas execuções.

Os benefícios do Sistema Kanban

Muitos são os benefícios advindos da implementação do Kanban nas empresas, neste artigo, iremos listar os principais. Confira abaixo:

1. Redução do tempo na execução de tarefas

Um dos principais benefícios da adoção do método é a redução do tempo para realização de uma tarefa. Quando dividimos a produção em fases e a sequência é respeitada, dificilmente haverá falhas no processo, evitando retrabalho ou queda na qualidade do produto final. Isso ocorre também porque quando deixamos disponível para todos os colaboradores suas responsabilidades e prazos, existe uma otimização da produção, podendo até ser entregues antes do prazo definido.

2. Simplicidade na aplicação

Os materiais utilizados nesta técnica são bastante simples e de fácil acesso. Isso significa que sua aplicação requer baixo investimento. Além disso, a própria aplicação do processo é simples e não requer muitos esforços. Com todas as referências visuais, a burocracia do processo produtivo é eliminada e as demandas são facilmente identificadas.

3. Otimiza as atividades

O uso do Kanban facilita a comunicação da equipe, garante que as tarefas sejam distribuídas igualmente e que a gestão dessas atividades seja feita de maneira simples. Como o método fornece uma visão do todo, os colaboradores conseguem ajustar seus cronogramas e prazos, já que sabem exatamente o que o resto da equipe está fazendo. Consequentemente, o controle da gestão aumenta, já que é possível identificar de maneira mais eficiente os atrasos e déficits ao longo do processo.

Conclusão

A metodologia Kanban vem sendo aplicada nas indústrias e mostrando eficientes resultados no desenvolvimento e otimização das práticas. Atualmente, podemos contar com ferramentas online e softwares que incorporam os preceitos ágeis do Kanban em suas gestões. Contudo, utilizando ou não as versões atualizadas do método, são os princípios de sua aplicação que importam: manter toda a equipe engajada no mesmo objetivo, otimizando o uso de tempo e recursos. Além disso, o Kanban garante que a gestão trace o plano para crescimento da empresa de modo seguro, evitando desperdícios e retrabalhos. Ademais, o método pode ser usado também por empresas que estão aplicando processos de transformação digital.

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Por: Sambatech

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